Le 27 octobre dernier j’avais été sollicité par la DAF pour intervenir dans une formation sur la normalisation des instruments de recherche pour une bonne quinzaine de participants. C’était un rappel de quelques règles d’analyse archivistique et de la typologie des instruments de recherche en somme. Je n’ai rien inventé, j’ai récupéré la grande partie de mon intervention sur la «Pratique archivistique française» ou sur l’«Abrégé d’Archivistique» édité par l’AAF.
Après quelques définitions toujours utiles et le rappel de l’analyse archivistique, abordons à présent l’organisation des différents éléments qui la compose.
1. La ponctuation.
L’utilisation des signes de ponctuation n’est pas normalisée (à l’inverse des notices de description bibliographique). Il existe toutefois une présentation traditionnelle :
Objet, action : typologie documentaire.
2. La non répétition des informations communes.
La non répétition des informations communes
Exemple de la mise en commun
23 U 54-56 Justice de Paix. – Témoignages : dossiers individuels (classement alphabétique).
3. L’organisation des analyses à plusieurs niveaux.
Une analyse comprend au moins un intitulé et, le cas échéant, des informations complémentaires. Ces exemples n’ont pas un caractère exhaustif et peuvent se décliner à volonté dès lors que la logique d’articulation des éléments constitutifs de l’analyse est maîtrisée :
Exemples l’analyse archivistique
Cote Objet général/Intitulé. – Action : typologie (nature du classement).
Cote Objet général/Intitulé. – Objet 1 , action 1 : typologie 1 (dates extrêmes) ; action 2 : typologie (dates extrêmes).
Cote Objet général/Intitulé. – Objet 1 , action 1 : typologie 1 (dates extrêmes) ; action 2 : typologie (dates extrêmes). Objet 2, action : typologie (dates extrêmes).
etc., etc.
Un petit mot sur le Thesaurus W = liste contrôlée de descripteurs reliés entre eux par des relations sémantiques, hiérarchisées, associatives ou d’équivalence, servant à indexer les notions d'une unité de description...
(à l'heure où j'écris ces lignes, le "nouveau" Thesaurus est en ligne sur le site de la DAF, et les exemples que j'ai donné ici proviennent du site du Piaf, je ne sais pas trop s'il faut les citer ou pas ou s'il m'était permis de prendre leurs exemples...cela dit, ils étaient en ligne, alors pourquoi inventer à nouveau la roue et cherchez d'autres exemples...)
Relation d’équivalence
Exemple : «marée noire» au profit de «pollution de la mer»
Relation hiérarchique (but : obtenir une réponse complète - moyen : organisation en chapitre, rubriques et sous-rubriques).
Exemple :
EQUIPEMENT niveau hiérarchique n° 1
ENVIRONNEMENT niveau hiérarchique n° 2
PROTECTION DE LA NATURE niveau hiérarchique n° 3
ASSOCIATION DE DEFENSE DE L’ENVIRONNEMENT, ESPECE PROTEGEE, FAUNE SAUVAGE, PARC NATUREL, RESERVE NATURELLE, SITE niveau hiérarchique n° 4
Interroger à «site» donne des réponses, mais interroger à «protection de la nature» donne aussi des réponses, de niveau plus général.
Interroger «environnement» donne encore des réponses de niveau supérieur.
Dans une base de données ayant intégré le thesaurus, une interrogation à «site» donnera aussi les termes en hiérarchie.
Relations d’association
Un système informatique n’accepte pas qu’un terme soit présent dans plusieurs chaînes hiérarchiques. On compense cette contrainte par des relations d’association.
Exemple : la plupart des descripteurs se rapportant à l’hôpital se trouvent dans une hiérarchie «Santé», mais l’enseignement hospitalier, lui, se trouve logiquement dans une hiérarchie «Enseignement».
Puisqu’il n’est pas possible de faire dépendre «enseignement hospitalier» des deux hiérarchies, on fait une association. «Enseignement hospitalier» est cité comme terme associé dans la hiérarchie santé et « hôpital» est un terme associé à «enseignement hospitalier»dans la hiérarchie «enseignement».
Au prochain billet, on abordera les principes généraux des normes.
Après quelques définitions toujours utiles et le rappel de l’analyse archivistique, abordons à présent l’organisation des différents éléments qui la compose.
1. La ponctuation.
L’utilisation des signes de ponctuation n’est pas normalisée (à l’inverse des notices de description bibliographique). Il existe toutefois une présentation traditionnelle :
Objet, action : typologie documentaire.
Dates extrêmes
2. La non répétition des informations communes.
La non répétition des informations communes
Exemple de la mise en commun
23 U 54-56 Justice de Paix. – Témoignages : dossiers individuels (classement alphabétique).
1930-1948
54 A-K
55 L-M
56 N-Z
55 L-M
56 N-Z
3. L’organisation des analyses à plusieurs niveaux.
Une analyse comprend au moins un intitulé et, le cas échéant, des informations complémentaires. Ces exemples n’ont pas un caractère exhaustif et peuvent se décliner à volonté dès lors que la logique d’articulation des éléments constitutifs de l’analyse est maîtrisée :
Exemples l’analyse archivistique
Cote Objet général/Intitulé. – Action : typologie (nature du classement).
Dates extrêmes
Cote Objet général/Intitulé. – Objet 1 , action 1 : typologie 1 (dates extrêmes) ; action 2 : typologie (dates extrêmes).
Dates extrêmes
Cote Objet général/Intitulé. – Objet 1 , action 1 : typologie 1 (dates extrêmes) ; action 2 : typologie (dates extrêmes). Objet 2, action : typologie (dates extrêmes).
Dates extrêmes
etc., etc.
Un petit mot sur le Thesaurus W = liste contrôlée de descripteurs reliés entre eux par des relations sémantiques, hiérarchisées, associatives ou d’équivalence, servant à indexer les notions d'une unité de description...
(à l'heure où j'écris ces lignes, le "nouveau" Thesaurus est en ligne sur le site de la DAF, et les exemples que j'ai donné ici proviennent du site du Piaf, je ne sais pas trop s'il faut les citer ou pas ou s'il m'était permis de prendre leurs exemples...cela dit, ils étaient en ligne, alors pourquoi inventer à nouveau la roue et cherchez d'autres exemples...)
Relation d’équivalence
Exemple : «marée noire» au profit de «pollution de la mer»
Relation hiérarchique (but : obtenir une réponse complète - moyen : organisation en chapitre, rubriques et sous-rubriques).
Exemple :
EQUIPEMENT niveau hiérarchique n° 1
ENVIRONNEMENT niveau hiérarchique n° 2
PROTECTION DE LA NATURE niveau hiérarchique n° 3
ASSOCIATION DE DEFENSE DE L’ENVIRONNEMENT, ESPECE PROTEGEE, FAUNE SAUVAGE, PARC NATUREL, RESERVE NATURELLE, SITE niveau hiérarchique n° 4
Interroger à «site» donne des réponses, mais interroger à «protection de la nature» donne aussi des réponses, de niveau plus général.
Interroger «environnement» donne encore des réponses de niveau supérieur.
Dans une base de données ayant intégré le thesaurus, une interrogation à «site» donnera aussi les termes en hiérarchie.
Relations d’association
Un système informatique n’accepte pas qu’un terme soit présent dans plusieurs chaînes hiérarchiques. On compense cette contrainte par des relations d’association.
Exemple : la plupart des descripteurs se rapportant à l’hôpital se trouvent dans une hiérarchie «Santé», mais l’enseignement hospitalier, lui, se trouve logiquement dans une hiérarchie «Enseignement».
Puisqu’il n’est pas possible de faire dépendre «enseignement hospitalier» des deux hiérarchies, on fait une association. «Enseignement hospitalier» est cité comme terme associé dans la hiérarchie santé et « hôpital» est un terme associé à «enseignement hospitalier»dans la hiérarchie «enseignement».
Au prochain billet, on abordera les principes généraux des normes.
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