En Nouvelle-Calédonie….la formation continue...

La formation continue à Nouméa (Nouvelle-Calédonie) malgré la proximité de cette plage de Kuendu à cinq minutes du Service des Archives de la Nouvelle-Calédonie (SANC), une des plus belles plages de Nouméa, pour mettre en place un site de publication et de valorisation des archives et pour former les agents du service au classement et à la rédaction d’instruments de recherche conformes à l’EAD entre le 11 et le 15 avril dernier.

La plage de Kuendu

C'est effet la plus belle plage de Nouméa, à seulement cinq minutes du SANC et aussi les meilleurs apprenants (Marie, Catherine, Claude, Christophe, Jean-Moé, Édouard, et Ingrid Utchaou, directrice du SANC) que j’ai côtoyés jusqu’alors dans le cadre d’une formation sur le traitement des archives définitives, pour former les agents du service de manière à ce qu’ils aient tous la même pratique archivistique et ainsi contribuer au classement et à la rédaction d’instruments de recherche (IR) conformes à l’EAD.

Service très jeune créé en 1987 par une délibération du congrès de Nouvelle-Calédonie, le SANC emploie une petite dizaine (seulement !) d’agents pour gérer environ 13 kml de documents (les magasins peuvent encore accueillir jusqu’à 4 kml). Il accueille les archives publiques du gouvernement de la Nouvelle-Calédonie sous la forme classique de versements mais aussi des dépôts des services et établissements publics de l’État. De fait, on distingue deux textes juridiques relatifs aux délais de communicabilité : un pour les archives de la collectivité Nouvelle-Calédonie et des provinces (trois provinces avec chacune une assemblée de province pour le pouvoir législatif et un président pour l’exécutif, mais qui, ensemble, exercent les compétences qui ne relèvent ni de l'État ni de la Nouvelle-Calédonie) et l’autre, donc, pour celles qui ne concernent que l’État et les communes.

Les Archives de la Nouvelle-Calédonie ont choisi Ligeo comme outil de gestion des archives, de la collecte à la communication et à la diffusion de leurs instruments de recherche. Christophe Dervieux, archiviste diplômé d’Angers, est le responsable de cette implantation.

L'indexation sous Ligeo

Outre l’intégration du Thésaurus pour la description et l'indexation des archives locales anciennes, modernes et contemporaines (l’ancien thésaurus W), le SANC a également souhaité y rajouter de nombreuses autres listes d’autorités dont une liste géographique spéciale qui tient compte des spécificités locales (provinces et différents niveaux de subdivisions coutumières notamment).

La liste d’autorité « contexte historique », elle aussi tout aussi spécifique, sera rajoutée plus tard.

Sous l'ISAD(G)...l'EAD sans peine...

Ma contribution, quant à elle, s’est limitée à donner aux agents un complément d’informations sur l’ISAD(G), la manière d’analyser selon la pratique archivistique française (libre ensuite au chef de service d’adapter ou de préférer telle type d’analyse plutôt qu’une autre, pourvu qu’il y ait une certaine homogénéité dans l’écriture). Nous avons ensuite apporté quelques éclaircissements sur la manière d’indexer.

La plus grosse partie, et sur laquelle la directrice avait souhaité que je porte plus d’importance était l’EAD, que nous avons découvert dès le deuxième jour (voir notre programme jour par jour sur https://sites.google.com/site/formationsanc/ ) : la description des principaux éléments et des attributs, ainsi que de petits exercices de circonstance ont complété cette prise en main de l’EAD.

Dorénavant, les agents formés à l’EAD sauront distinguer les éléments les plus importants tels unitid, unitittle, unitdate, scopecontent, etc., et pourront, s’ils le désirent, exporter leur instance EAD, y apporter des modifications et ensuite l’importer sous Ligeo. 

Notre fin de stage de cinq jours s’est achevé sur le thème de la « valorisation » : montage d’une exposition à laquelle tous les stagiaires ont participé pour faire connaître Roch Pidjot (1907-1990), le tout premier député kanak de la Nouvelle-Calédonie (voyez sur le site que les stagiaires ont eux-mêmes créé sur https://sites.google.com/site/stagesanc/ ). La valorisation sur Facebook est en cours et après les démarches administratives d’usage n’hésitez pas à « aimer » cette nouvelle page qui sera bientôt créée...

Pour en revenir à Ligeo, l’application sera opérationnelle d’ici la fin de cette année 2016 et nul doute qu’elle intéressera un grand nombre de lecteurs désireux de commencer leurs recherches bien avant leur (long) déplacement ou les compléter.

https://archives.gouv.nc/fr

3, rue Félix-Raoul Thomas - BP 525

Nouville - 98845 Nouméa Cedex

Une formation «nouvelle formule» EAD-EAC à l’AAF

Allez, un petit mot sur un stage organisé par le centre de formation de l’Association des archivistes français (AAF) et commencé le 8 juin sur 3 jours. Il s’agissait d’un stage «nouvelle formule» qui combinait en 3 jours, dans le même temps, et les standards d’encodage des instruments de recherche en EAD et les notices d’autorité en EAC.

Auparavant on les programmait séparément, en 3 jours pour l’EAD et en 2 jours pour l’EAC.

Réactions des participants cette année : «c’était dense ! », «intéressant mais dense», densité donc était le mot qui revenait souvent dans les évaluations...

Ce stage a donc commencé lundi 8 s’est terminé hier 10 juin. On avait juste demandé aux participants d’avoir un pré-requis de la norme de description ISAD(G) et une légère expérience en matière d’élaboration d’instruments de recherche.

La présentation de la norme ISAAR(CPF) et du schéma EAC-CPF (avec des exercices sur un éditeur XML) ont été assurés hier en matinée suivie par la présentation d’Eugénie Bonnafous, archiviste itinérante au Centre de gestion FTP de l’Ain. Elle a présenté un «retour d’expérience» très riche et très intéressant sur la plateforme de travail de rédaction et de diffusion des notices d’autorité producteurs ISAAR(CPF) assurée conjointement par l’Association des archivistes français et le Service interministériel des Archives de France (SIAF).

Un partenariat scientifique et technique matérialisé dès 2010 par la production d’un fichier de plusieurs centaines de notices génériques en EAC-CPF (pour le moment, la plateforme compte 66 notices génériques validées mais le référentiel des formes autorisées comptent 760 occurrences) et donc aussi sous AtoM (anciennement ICA-AtoM). Notices qui, évidemment, peuvent ensuite être adaptées localement par chaque service d’archives (voyez sur http://aaf.ica-atom.org/ ).

Elle nous a ensuite présenté la version «locale» de cette plateforme au niveau du département dans lequel elle officie (l’Ain). Le Centre de gestion a constitué un portail du patrimoine archivistique des communes de l’Ain qui utilise aussi AtoM, logiciel libre de description archivistique (voyez sur http://www.archives-communales-ain.fr/index.php/ ; ce portail sera officiellement inauguré le jeudi 25 juin).

On peut y effectuer des recherches dans les fonds communaux et ainsi accéder directement soit aux instruments de recherche (7 en version PDF et/ou 5 en XML-EAD) soit aux notices d’autorité collectivités, familles ou personnes (au nombre de 367 aujourd’hui [juin 2015]).

On peut ensuite exporter ces notices EAD ou EAC-CPF en format XML et si les instances EAD sont conformes à la DTD, celles de l’EAC-CPF présentent quelques scories que Eugénie Bonnafous nous a fait part :

<existDates>

<date>1952-05-23/2004-12-04</date>

</existDates>

...alors que conformément au schéma, elle devrait apparaître ainsi :

<existDates>

<dateRange>

<fromDate standardDate="1952-05-23">1952-05-23</fromDate>

<toDate standardDate="2004-12-04">2004-12-04</toDate>

</dateRange>

</existDates>

<nameEntryParallel>

<nameEntry xml:lang="fre" scriptCode="Latn">

<part>Villabuxis (latin)</part>

<preferredForm>conventionDeclaration</preferredForm>

</nameEntry>

<authorizedForm>conventionDeclaration&glt;/authorizedForm>

</nameEntryParallel>

Conformément au schéma, l’attribut @xml:lang devrait apparaître ainsi :

<nameEntryParallel>

<nameEntry xml:lang="lat" scriptCode="Latn">

<part>Villabuxis</part>

<preferredForm>conventionDeclaration</preferredForm>

</nameEntry>

<authorizedForm>conventionDeclaration</authorizedForm>

</nameEntryParallel>

Pour finir, un petit mot sur les conditions de travail dans la salle de stage de l’AAF sont pratiques : un ordinateur portable par stagiaire, tous les bons logiciels déjà installés (XMetaL, Oxygen, ICA-ATOM en local, etc.), mais seul bémol : il n’y a pas de ressources partagées entre les postes et pour installer des fichiers sur les portables il faut se passer une clé USB par poste ! ce qui évidemment est long et nous fait perdre du temps, mais en général les stagiaires sont satisfaits d’avoir un poste.

Cette année nous avons eu un très bon groupe de stagiaires : très attentifs, posant de bonnes questions et aussi très impliqués, on sentait une adéquation étroite entre leurs besoins et leurs attentes avec l’objectif du stage. 

Comme les années précédentes, nous avons commencé par rappeler l’histoire et les origines de l’EAD qui baigne dans un environnement normalisé et qui évoluera bientôt en un «schéma». Nous avons poursuivi par le substrat technique en initiant très rapidement les stagiaires à l’XML (Extensible Markup Language) et les DTD (Document Type Definition).

La structure de l’EAD et la correspondance avec la norme ISAD(G) a ensuite fait l’objet de plusieurs petits exercices pratiques ludiques.

Enfin, nous avons donné un aperçu des outils de production et de publication d’instruments de recherche en XML/EAD ainsi que les présentations des réalisations récentes en France.

Le reste du temps avait ensuite été consacré aux exercices pratiques d’encodage d’instruments de recherche sur XMetaL ou Oxygen.

Bref, bravo à AFF (la branche "formation" de l'AAF) et à Élodie Michel d'avoir organisé ce stage "nouvelle formule".

Une formation au Centre Phoenix pour les Études Libanaises

Une pièce montée à l'occasion de la fête de l'Université (USEK) à laquelle j'avais été convié

Parmi les principales Universités libanaises, dont la plus connue reste l’AUB (Université américaine de Beyrouth), figure dans les 5 premières, l’Université Saint-Esprit de Kaslik (USEK) fondée en 1961 (usek.edu.lb) dont les cours sont à la fois en Français et en Anglais. C’est à cet endroit que j’avais été invité la semaine dernière (du 12 au 17 mai) par Marie Lamaa, directrice adjointe du Centre Phoenix pour les Études Libanaises (CPEL), pour y former des stagiaires à la pratique archivistique, du moins dans ses rudiments puisque les participants (très brillants soit dit en passant) côtoyaient des archives dans le cadre de leur travail quotidien : universitaires, historiens, séminaristes, bibliothécaires pour certains, responsables des archives de leur institution pour d’autres (monastères, congrégations religieuses, etc.). Depuis sa fondation en 2008, le CPEL  reçoit des dons ou de dépôts de collections d’archives (documents, photos, cartes, plans, etc.) de la part d’institutions ou de particuliers. Ces documents ainsi conservées sont ensuite dématérialisées de sorte que le donateur (ou le déposant) puisse garder une copie de sa collection.

La vue de notre salle de cours à l'USEK !

Voilà pour le cadre. Notre contribution (nous étions deux archivistes en fait, Magali L. et moi) a surtout consisté à sensibiliser ces usagers des archives à mieux les connaître, à bien les conserver et à les utiliser tous les moyens pour les valoriser (le dernier jour de la formation, un vrai succès, a consisté à faire travailler les participants à une mini-exposition sur un groupe documentaire que le CPEL conserve, les papiers de la famille Sursock, grande famille aristocratique établie à Beyrouth depuis la fin du XVIe siècle).

Voici le programme proposé :

• Lundi 13 mai : Définition des archives. Les archives publiques. Les archives privées.
• Mardi 14 mai : Les instruments de recherche l’après-midi et la description archivistique le matin puisque il est préférable de mieux connaître pour mieux décrire, nous avons passé en revue les différents niveaux de description (de la pièce au fonds avec une définition très précise et des exemples pour chaque niveau). Nous avons ensuite donné quelques définitions fondamentales avant l’introduction proprement dite à la norme ISAD(G) et ces 6 zones de description suivi de la prise en main de l’ICA-AtoM pour l’encodage des exercices (travail de groupe, directement sur le site demo de ICA-AtoM)...Les instruments de recherche l’après-midi donc : les grandes catégories d’instruments de recherche (inventaire, répertoire numérique, récolements état sommaire, Guides, etc.) suivi des différentes parties d’un instrument de recherche (introduction, corps de l’instrument de recherche, annexes, index, tableau de concordance, etc.).
• Mercredi 15 mai : classement d'archives privées avec des exercices pratiques sur l’analyse du statut juridique, description des pièces, plan de classement, choix et rédaction de l’instrument de recherche (introduction, corps de l’instrument de recherche, index, etc.) suivi de la correction de l’exercice pratique, faite par chaque groupe.
• Jeudi 16 mai : le format d’encodage (XML-EAD) autrement dit qu’est ce qu’une DTD ? Principe du XML pour expliquer pourquoi ce langage de balisage convient parfaitement à une DTD grâce à sa représentation structurée des documents en un arbre d’éléments et d’attributs. Nous avons pris comme exemples des instruments de recherche élaborés dans les ateliers précédents et la manière de les rendre conforme ISAD(G) puis les convertir en EAD en prenant en compte les éléments essentiels et leurs attributs…le tout mis en œuvre sous ICA-AtoM.
• L’après-midi du 16 mai nous avons donné une conférence publique sur la chaîne archivistique (les différentes étapes de traitement des archives, notions de fonds d’archives et principe du respect des fonds, cycle de vie du document : classer, décrire, coter, ranger, conserver, communiquer, valoriser….), la communication des archives (inscription, salles de consultations, salle de lecture, règlement intérieur, surveillance, règles de comportement, quotas de documents) et la conservation des archives (normes, bâtiments, conservation préventive, manipulation)…une bonne vingtaine d’auditeurs. Très sympathique!
• Vendredi 17 mai : journée entièrement consacrée la valorisation (expositions, publications, journées d'études, visites, service éducatif, etc.) et à la restitution du stage. Les stagiaires répartis en deux groupes, avaient préparé en fil rouge tout au cours de la semaine, une exposition sur la famille Sursock pour le premier groupe, et pour le second groupe un classement de quelques dossiers de la même famille avec élaboration d’un instrument de recherche sous ICA-AtoM. Et là, les stagiaires nous ont franchement épatés ! le résultat a été au-delà de nos espérances. Cette restitution a été un franc succès, chaque groupe ayant appris de l’autre toutes les techniques d’une bonne valorisation.

Voilà pour le cadre institutionnel…voyons le cadre touristique : le Liban est à peine plus vaste qu’un département français, on peut le traverser du nord au sud en 2h30 environ s’il n’y a pas d’embouteillage sur la route, car c’est là où nous avons souffert le premier jour : notre corps physique refusait instinctivement cette masse de voitures qui s’agglutinait partout (une 3 voies d’autoroute se transforme en 5 voies à tout instant sans qu’aucun conducteur ne s’en offusque, klaxonnant même pour que cela se poursuive !)…l’horreur donc. Mais très vite on s’habitue et là, tous les paysages des villes, des campagnes, des montagnes et des vallées s’illuminent comme le sourire des Libanais très gentils, très accueillants... je ne vais pas m’étendre parce que je compte bien rédiger quelques billets des endroits par où je suis passé les 3 jours (samedi, dimanche et lundi) qui ont suivi cette formation, m’étant rendu successivement à Byblos, puis sur la colline des monastères où j’ai rencontré quelques archivistes qui m’ont fait découvrir les trésors de leur collection (notamment le monastère de Charfé...mais je m'étendrai davantage sur ces archives dans un billet à venir), à Harissa et enfin dans la plaine de la Bekaa (Chtaura, Ksara et son vignoble, Zahlé et sa gastronomie, Anjar et sa cité ommeyade, et enfin Baalbek)…

La conservation des archives du monastère de Charfé (...fera l'objet d'un billet à venir)

Rendez-vous est donné l’année prochaine pour la suite : nous approfondirons l’EAD et les points d’accès (notion de thésaurus, des listes d’autorité, de SKOS, etc.), nous introduirons l’EAC et ferons des publications sur des plateformes tels Pleade ou Mnesys (je demanderai des autorisations pour pouvoir publier en ligne sur leur site le temps de la formation pour pouvoir ainsi commenter le résultat d’une publication et les attentes du public).

Merci à Marie Lamaa, Rodica, Robier et Roula pour leur accueil et leur professionnalisme.

Ma contribution au STIA 2013

Voici une formation, dispensée dans le cadre du stage technique international des archives pour les archivistes (et aussi bibliothécaires) francophones (STIA 2013), qui m’a laissé de bons souvenirs à tout point de vue. Par l’intérêt que les stagiaires ont porté à cette formation, par le déroulement technique (aucun problème de plantage de système ou autres bogues, etc.), par de nombreuses innovations (partenariat avec le Portail International Archivistique Francophone) et par la sympathie des stagiaires…

Dans le cadre du module «Traitement des Archives» d’une durée de 5 jours et coordonnée par Claire Sibille de Grimouard (le STIA est organisé en «module» qui suit plus ou moins le cycle de la chaîne archivistique, voir le programme sur http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/6548), il s’agissait d’un atelier sur l’utilisation d’ICA-ATOM qui s’est déroulé le 16 avril dernier (ainsi que le 18 avril pour un autre groupe d’une dizaine de participants).

Après un rapide rappel de la chaîne archivistique et des différentes normes ICA ainsi que de la concordance entre ISAD(G) et l’EAD, les objectifs généraux de cet atelier étaient de montrer les différentes fonctions de ICA-ATOM en mode «demo» directement sur le site de ICA-ATOM  (identifiant : demo@example.com et mot de passe=demo), de pouvoir remplir les masques de saisie conformes aux zones des normes ICA, de faire des petits essais d’encodage, etc., puis de savoir manipuler les différentes fonctions de ICA-ATOM en mode «local» (après l’installation sur un poste) notamment les fonctions importer/exporter, les fonctions avancées de ICA-ATOM pour modifier l’apparence des pages statiques, des menus, etc., de savoir partager les notices des uns et autres en utilisant le numéro IP de chaque poste pour en faire des commentaires généraux sur leur encodage d’un instrument de recherche simple, etc.

J’ai commencé par évaluer leur niveau de connaissance de l’ISAD(G) et de l’EAD et des différentes normes ICA par un jeu simple sous forme d’une grille de mots croisés que nous avons corrigé ensemble.

En voici les définitions…amusez-vous bien !

Horizontalement

2. Élément de l’EAD qui correspond à « Histoire administrative/notice biographique » de la zone du contexte de l’ISAD(G).

6. Élément de l’EAD qui correspond à « Date » de la zone d'identification de l’ISAD(G).

9. Élément de l’EAD qui correspond à « Sources complémentaires » (1) de la zone des sources complémentaires de l’ISAD(G).

11. Élément de l’EAD qui correspond à « Conditions de reproduction » de la zone des conditions d'accès et d'utilisation de l’ISAD(G).

12. Élément de l’EAD qui correspond à « Référence » de la zone d'identification de l’ISAD(G).

13. Élément de l’EAD qui correspond à « Mode de classement » de la zone du contenu et de la structure contexte de l’ISAD(G).

14. Élément de l’EAD qui correspond à « Présentation du contenu » de la zone du contenu et de la structure contexte de l’ISAD(G).

15. Élément de l’EAD qui correspond à « Modalités d'entrée » de la zone du contexte de l’ISAD(G).

Verticalement

1. Élément de l’EAD qui correspond à « Bibliographie » de la zone des sources complémentaires de l’ISAD(G).

3. Élément de l’EAD qui correspond à « Historique de la conservation » de la zone du contexte de l’ISAD(G).

4. Élément de l’EAD qui correspond à « Intitulé/analyse » de la zone d'identification de l’ISAD(G).

5. Élément de l’EAD qui correspond à « Sources complémentaires » (2) de la zone des sources complémentaires de l’ISAD(G).

7. Élément de l’EAD qui correspond à « Instruments de recherche » de la zone des conditions d'accès et d'utilisation de l’ISAD(G).

8. Élément de l’EAD qui correspond à « Règles ou conventions » de la zone du contrôle de la description de l’ISAD(G).

10. Élément de l’EAD qui correspond à « Conditions d'accès » de la zone des conditions d'accès et d'utilisation de l’ISAD(G).

Et voici la grille :

Puis, après une petite démonstration d’installation de WAMP (WINDOWS APACHE MYSQL PHP) et de ICA-ATOM (version 1.3), j’ai donc donné de nombreux exercices pratiques comme la manière d’accéder au site ICA-ATOM et de personnaliser le logotype, les menus, les pages statistiques, les thèmes, etc., d’exporter des fichiers XML- EAD, de l’enregistrer sur le bureau et puis d’importer ces mêmes fichiers sur l’espace ICA-ATOM local de chaque membre.

Pour «encoder» une unité documentaire simple ou des descriptions archivistiques plus sophistiquées (j’ai donné l’exemple d’un dossier de personnel), on pouvait soit saisir directement sur le site (sur le masque de saisie du site), soit élaborer l’instrument de recherche sur XML EAD et importer le fichier.

Autre exercice : à partir de la notice de présentation du site des Archives départementales du Puy-de-Dôme (en ligne sur leur site), je leur ai demandé de faire une description d’une institution de conservation selon la norme ISDIAH en identifiant les éléments à partir d’une notice vierge de l’ISDIAH et ensuite de l’encoder sous ICA-ATOM.

Autres exercices dans le même style : partir d’une notice conforme à l’ISAD(G) qui contient des informations sur le contexte de production des archives. Il fallait les isoler, puis rédiger une notice descriptive et une notice d’autorité et ensuite encoder sous ICA-ATOM. Ou encore, à partir d’une notice de la Direction départementale des affaires sanitaires et sociales créée le 30 juillet 1964 par la fusion des Directions Départementales de la Population et de l'Action Sociale, de la Direction de la Santé, des divisions ou services d'aide sociale de la Préfecture et des services médicaux et sociaux de l’Éducation nationale (référence : FRAD063_000000060, dates extrêmes : 1937-2005, cotes extrêmes : 192 W 1-48 à 1931 W 1-60, importance matérielle : 211,80 ml, etc.), il fallait isoler les éléments ISDF et faire la même chose que les exercices précédents pour les «fonctions»…bref, que de la pratique!

Ainsi à la fin de la journée, chaque groupe avait encodé soit en ISAAR(CPF), soit ISDIAH ou ISDF et nous avons fait des commentaires de chaque encodage en se servant de la fonction réseau de ICA-ATOM. (le numéro IP de chaque poste suffit et ne faut pas oublier de placer le «localhost» en PUT ONLINE)…

(merci à Roula [du Liban] de la «restitution» qu’elle a faite de cette activité aux autres groupes à la dernière journée du module).

ès ou konnet ICA-Atom ?

Personnalisation de ICA-Atom pour les besoins du stage

Voici une formation que je ne suis pas prêt d’oublier : celle dispensée aux Archives départementales de la Martinique du mardi 27 au jeudi 29 novembre dernier (pour une douzaine de participants des AD-Martinique, AD-Guadeloupe et des AN de Haïti) dans le cadre du projet Carbica http://www.carbica.com/fr/ organisé à Fort-de-France par la directrice des AD de la Martinique, madame Dominique Taffin que je remercie ici très chaleureusement pour son enthousiasme et son intérêt pour notre travail, et aussi pour son grand professionnalisme et son accueil exemplaire.

Leur accueil a vraiment été formidable, les participants ont aussi un très bon niveau, ce qui facilite la tâche du formateur.

Le thème général était d’articuler les normes ISDIAH et ISDF ainsi que les DTD EAD et DTD EAC sous ICA-Atom, d’où ce titre amusant en créole «ès ou konnet ICA-Atom ?», ce qui signifie «connaissez-vous ICA-Atom ?» (merci à Frédéric de cette traduction).

Nous avons commencé par des rappels sur la description archivistique et l’analyse archivistique puis nous avons enchaîné par les autres formes de description des archives : celle sur le contexte de production, sur la description des fonctions et sur les institutions de conservation. Nous avons insisté sur l’utilité et le rôle de ces normes ainsi que de l’articulation entre elles dans ICA-Atom.

Le principe de la formation n’était pas un monologue mais l’inverse : les participants ont tous été sollicités par des travaux en petits groupes, par des présentations à faire individuellement ou de concert. Ainsi pour introduire la norme ISDIAH, nous leur avions demandé (en atelier remue-méninges) de quelles informations auraient-ils besoin si on leur demandait de rédiger une notice (et quelles informations rendre obligatoires) sur une institution ou un organisme détenant et préservant des documents d’archives (archives, bibliothèques, musées, entreprises, familles, individus, etc.). Ce travail s’achevait par l’encodage sur ICA-Atom…

D’autres exercices étaient nettement pus difficiles, comme celui consistant, à partir d'une page extraite du site des Archives départementales de la Martinique et en se basant sur l’exemple de l’application ETANOT des Archives nationales, à isoler les informations relatives au contexte de production des archives (de celles relevant de la norme ISAD(G)), et à ensuite les structurer conformément à la norme ISAAR(CPF) et enfin à rédiger une notice d’autorité complète sous ICA-Atom en remplissant toutes les zones.

Voici cet état des fonds sou forme de tableau :

Cote;Étude;Lieu;Prédécesseur;Dates extrêmes

3E1/1 à 118;BELHUMEUR-HAYOT;Trinité;prédécesseurs : Cognet, Joyau, Kailer-Grangenois, Dangeros;1789-1900

3E2/1 à 675;DUVAL;Fort-de-France et Le François;prédécesseurs : Husson, Siger-Capoul, Fournier-L'Etang, Louis Saint-Cyr;1802-1940, 1941-1965

3E3/1 à 59;PLISSONNEAU-DUQUESNE, (actuelle étude, MODOCK-LEPELLETIER, BEAUFOND-DUVAL);Gros-Morne puis Fort-de-France;prédécesseurs : Holozet, Peran, Berté Saint-Ange, Clarac, Thouré, Corneille, Adam;1818-1947

3E4/1 à 135;CONSTANTIN;Fort-de-France;prédécesseurs : Tiberge, Ferriez, Thomas-Husson, Maugée, Gentile, Clavery, Bardiny;1824-1899

3E5/1 à 317;TEANOR;Fort-de-France;prédécesseurs : Bartouilh, Sinson, Lemerle, Godissard, A. Siger, Audemar;1829-1942

3E6/1 à 102;NIMAR;Saint-Esprit puis Fort-de-France;prédécesseurs : Deslauriers-Lillette, Gardié, Joyau, Dupuy, Crény, Planche;1843-1918

3E7/1 à 153;SIRON;Le Marin puis Fort-de-France;prédécesseurs : Crény, Edouard Saint-Cyr, Saint-Aude;1875-1961.

Des travaux en groupe sur les bonnes pratiques de la description archivistique et de la saisie des notices d’autorité sous ICA-Atom avaient aussi été prévus. Un groupe sur la normalisation de la description archivistique, un autre sur la saisie dans la zone d’identification, la saisie dans la zone de description ou un autre sur la saisie dans les zones des relations et du contrôle de la description.

Enfin, le dernier jour était consacré aux «points d’accès» :indexation, liste d’autorité et autre thésaurus ainsi qu'avec des exemples de mise en œuvre sous ICA-AtoM (exercices pratiques d'exportation et d'importation des notices SKOS, etc.

Bref, j'ai été ravi-ravi de cette formation.

Merci à tous les participants et à la Martinique !

Méthodes et outils de l’archivage numérique

Je ne m’étais jamais inscrit à ce stage organisé le département de la formation scientifique et technique de la Direction générale des patrimoines du ministère de la Culture du 25 au 27 juin dernier. Mais ayant reçu une convocation (il arrive aussi au bureau des stages de se tromper), je m’y suis rendu comme participant.

Dans le cycle «Maîtriser l’archivage à l’ère du numérique» ce stage sur les Méthodes et outils de l’archivage numérique avait pour objectif d’être capable de définir et d’exprimer ses besoins en matière d’archivage numérique, de connaître et être capable d’analyser les outils du marché et enfin de savoir adapter les méthodes archivistiques à l’environnement. Tout ça en 3 jours. Donc très correct ! 

En pré-requis, il fallait déjà maîtriser des concepts associés à la dématérialisation, maîtrise le cadre réglementaire et juridique, connaître les bases de la conduite de projet et connaître un peu les principes du records management (RM). Coordonné par Céline Guyon des Archives départementales de l’Aube et animé par de nombreux intervenants, ce stage m’a vraiment beaucoup  apporté.

Le concept pédagogique était assez novateur. Généralement les stages du département de la formation scientifique et technique sur les Archives se limitent à des présentations théoriques. Ici, théorie, retours d’expériences et ateliers s’emboîtaient d’une manière très logique et fluide.

Je m’étais inscrit à 2 ateliers. Un sur la stratégie et la manière de se faire un choix d’un scénario d’archivage en utilisant la boîte à outils ASTARE dont je dirai un mot plus bas. Un autre sur la manière d’analyser le contexte et le périmètre des applications métiers et en particulier sur l’élaboration d’une grille d’audit des applications par l’utilisation du module 3 de ICA-Req par Lourdes Fuentes Hashimoto, archiviste aux Archives Ministère des Affaires étrangères et européennes (avec sa présentation de sa boîte à outils…celle ci sera complètement opérationnelle après le Congrès international de Brisbane en Australie cet été et comprendra des ressources adaptables à chaque pays, des manuels pédagogiques, des exercices pratiques, des diapositives, des supports de cours, etc.).

Les autres ateliers (3 par jour) se répartissaient entre la confection d’une grille d’un projet d’archivage électronique en vue de leur cartographie, entre l’élaboration les procédures d’archivage, un autre atelier sur l’archivage des courriels ou celle des bases de données relationnelles (SGDB) par le format SIARD initié par les Archives fédérales suisses qui l’avait développé en 2004.  Un fichier SIARD est un conteneur ZIP64 (format récent qui permet de contenir un plus grand nombre de données, environ 4 Go) et deux dossiers où sont stockées des métadonnées de la base de données archivée et le contenu des enregistrements de la base. Tout ça au format XML (donc un simple éditeur peut permettre d'enrichir les métadonnées puisque c’est du XML). Aujourd'hui SIARD permet d'exporter/importer 4 SGBD (Oracle, SQL-Server, Access et MySQL).

Voilà pour les ateliers.

Pour ce qui concerne les présentations, je ne vais pas toutes les citer mais pour en revenir sur la boîte à outils ASTARE, elle avait été présentée par Nathalie Régagnon. ASTARE est en fait un outil d’aide à la décision suite à la réflexion d’un groupe de travail de l’AAF sur la conduite un projet d’e-archivage dans la sphère publique menée cette année. Il s’agit grosso-modo d’identifier la meilleure stratégie d’archivage en abordant sous forme d’un questionnaire (avec quels acteurs  souhaite-t-on conduire ce projet? avec quels outils? pour quelles finalités?, etc.) Ce questionnaire ne permet évidemment pas d’identifier les documents et les données à archiver («le quoi archiver par exemple»). Tout ça sous Excel…à noter que cet outil sera bientôt accessible sur le site de l’AAF, à suivre donc.

J’ai également beaucoup apprécié les présentations de Rémy Roques du Groupe La Poste et celle de Jean-François Moufflet du SIAF. On retrouve, dans la présentation de Rémy Roques sur le «Projet de dématérialisation des dossiers clients de La Poste» tout le savoir-faire d’Anne Brunel dont j’avais dit un mot dans un billet précédent. Autrement dit, parler simplement de choses très compliquées. Ici, à tous les étages, c’est clarté, simplicité, limpidité du discours, naturellement proche des participants, aucune agressivité dans la parole, répondant aux questions, aisance dans la vulgarisation, aucun pédantisme, aucun terme jargonnant. Qualités retrouvés dans la présentation de Jean-François Moufflet sur les panoramas des éditeurs dans le paysage de l’archivage numérique. Ajoutez ici une utilisation très poussée du Powerpoint avec animations dynamiques, adéquation du discours avec les images, etc. Du travail de pro !

Autrement, ont aussi été évoqués les sujets sur l’OAIS et ses fameux «paquets» SIP, AIP et DIP, sur la GED, les SAE, les RM, le METS, etc., la contractualisation avec les acteurs du processus d’archivage, le contrat de service, la modélisation des échanges (SEDA), les coffres-forts électroniques, les services d’archivage électronique (tiers-archivage), la formation et l’accompagnement des utilisateurs, etc.

Bref, coordonné par Céline Guyon, ce stage a été une réussite, très instructif, très pédagogique, et finalement, on a bien fait de m’y inscrire sans mon consentement suite à une erreur du bureau des formations…

EAD et EAC : des standards d’encodage pour les instruments de recherche

Au moment où j’écris ces lignes, les participants du stage «EAD et EAC : des standards d’encodage pour les instruments de recherche» organisé par le centre de formation de l’Association des archivistes français (AAF) sont certainement en train de publier leurs instruments de recherche encodés ce matin en EAC.

Ce stage a commencé lundi 11 et se termine aujourd’hui 13 juin. J’y étais, mais cette fois ci, de l’autre côté de la table. J’étais formateur.

Les stages organisés par l’AAF sont en général très complets (voyez leur brochure en pdf). Ici on avait demandé aux participants d’avoir un pré- requis sur la connaissance des normes ISAD(G) et ISAAR(CPF), une légère expérience en matière de description archivistique et d’élaboration d’instruments de recherche. Seule une participante ne «pratiquait» pas l’ISAD(G)… selon elle. En réalité elle avait de bonnes pratiques archivistiques et pouvait par conséquent suivre notre cours pour acquérir des connaissances de base théoriques et pratiques sur la description archivistique encodée (EAD) [lundi et mardi par nous] et l’encodage de la description des producteurs d’archives (EAC) [aujourd’hui mercredi par une autre collègue].

Nous avons commencé par rappeler l’histoire et les origines de l’EAD qui évolue dans un environnement normalisé. Nous avons poursuivi par le substrat technique en initiant très rapidement les stagiaires à l’XML (Extensible Markup Language) et les DTD (Document Type Definition).

La structure de l’EAD et la correspondance avec la norme ISAD(G) a ensuite fait l’objet d’un petit exercice pratique.

Enfin, nous avons donné un aperçu des outils de production et de publication d’instruments de recherche en XML/EAD ainsi que les présentations des réalisations récentes en France.

L’après-midi de lundi avait été consacré aux exercices pratiques d’encodage de leurs propres instruments de recherche sur XMetaL. Et si les participants ne les avaient pas ramenés alors nous avions tout de même des dizaines d’exemples en stock!

Bref je suis content des conditions de la salle de stage de l’AAF (dotée tout récemment d’ordinateurs portables…un ordinateur par stagiaire !) et des stagiaires en général. Ils ont été très attentifs, posant de bonnes questions et on sentait une adéquation étroite entre leurs besoins et leurs attentes avec l’objectif du stage (c’est pas toujours le cas). Je vous conseille vivement les stages de l’AAF qui conviennent réellement aux besoins des archivistes dans leur diversité (un peu comme les stages du SIAF aussi).

Journée Internationale des Archives

C'est bien la première que je "fête" le 9 juin tiens ! ...
Journée Internationale des Archives

Mener une démarche de records management

(image trouvée sur internet mais impossible de retrouver les références, désolé pour les droits)

Après le stage Mise en œuvre d’un projet de records management électronique (animé et coordonné par Aurélien Conraux, chef de la mission pour la gestion de la production documentaire et des archives à la BnF), voici dans le cycle «Maîtriser l’archivage à l’ère du numérique» (il s’agit d’un cycle proposé par le Département de la formation scientifique et technique de la Direction générale des patrimoines du ministère de la Culture) un autre stage.

Intitulé «Mener une démarche de records management», ce stage, auquel j’ai participé la semaine dernière, était destiné aux archivistes, chefs de projet (SAE, GED, DSI, records managers), etc. et dont les objectifs étaient de nous montrer comment conduire ou participer à un projet de gestion des connaissances et de l’information et aussi être en mesure de construire et conduire une politique de gestion de l’information. Tout ça en 2 jours. Donc très court !

En pré-requis, il fallait déjà maîtriser les concepts associés à la dématérialisation, le cadre réglementaire et normatif de l’administration électronique.

Animé par Karine Cuney, Laurent Nguyen-Van, tous deux de Atos-Consulting, et par Anne Burnel, directrice des Archives de la Poste (le Groupe la Poste pour être précis), ce stage nous a d’abord donné quelques éléments de la terminologie RM et de la terminologie projet (on reviendra plus loin sur les différents types de projet, genre AGILE avec ses cycles en V, ces cycles en cascade ou incrémentale, etc.).

Les animateurs nous ont d'abord fait un panorama des types d’approches appuyées sur des normes et la manière de piloter son projet de RM. Autrement dit, comment communiquer autour du RM (argumenter et vendre son projet en quelque sorte), comment gérer sa feuille de route en concevant des indicateurs et des statistiques pour produire des retours sur le projet. Comment aussi s’intégrer en tant que records manager dans un projet existant ? Comment établir un calendrier du projet, comment gérer les risques et enfin comment évaluer et être en conformité par les fameuses «certifications».

Voilà pour le programme. De point de vue pédagogique je ne regrette qu’une chose : le discours très jargonnant de Laurent Nguyen-Van, non pas pour impressionner les participants non initiés (loin de moi cette idée), mais seulement par manque, je le crois, de recul sur son métier (il est chef de projet de haut vol à Atos-Consulting). C’est en fait le propre de la plupart des spécialistes : comment se faire comprendre ? Le discours de Laurent Nguyen-Van était pourtant loin d’être hermétique, sauf qu’il était ponctué de sigles qu’il ne développait pas souvent, à moins qu’on ne lui demande. Je te gave donc de CCTP, de SPE, de VSR, de LAD, de RAD, de UO, etc. Mais en fait compte il n’y avait pas de lézard. Tout s’est arrangé avec l’entrée en lice de Karine Cuney dont l’intervention était fort bien documentée et très instructive.

Celle de Anne Burnel était encore plus précise. Ici point de sigles, on parle simplement (avec plein d’exemples) de choses très compliquées. J’ai enfin compris la différence entre gestion électronique de documents (GED) et/ou un système d’archivage numérique (SAE) avec le RM (records management). Anne Brunel a en effet un don de vulgarisation extraordinaire (voir mon précédent billet sur elle).

Elle a commencé sa présentation en passant en revue toute la polysémie sur la préservation de l'information numérique dans différents environnements. Au fond, ces différents systèmes mis en œuvre pour la gestion de l'information numérique recouvrent, certes de nombreux et différents termes, mais souvent leurs fonctionnalités correspondent à des réalités presque identiques et ne diffèrent que selon les besoins organisationnels. Sa définition du RM est donc celle de la Commission générale de terminologie et de néologie à la virgule près. C’est l’«organisation et contrôle de la constitution, de la sélection, de la conservation et de la destination finale des documents d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme».

Anne Burnel nous a ensuite montré les atouts et les limites du RM tout en définissant son périmètre : il vaut mieux d’après elle, travailler par processus, par secteur ou alors par typologie et en fonction des besoins exprimés et des risques identifiés. Le besoin doit être très précis et concret (une solution sur mesure en fait).

Elle nous a ensuite proposé une méthodologie (classique, c’est celle qu’on trouve dans tous les manuels de RM, mais ici, avec des exemples précis c’était vraiment très clair, concret et précis). Quels sont les outils ? Les outils sont les logigrammes, les plans de classement, les maquettes de dossier, les modèles de document, etc.

Enfin la toute dernière partie de la formation a consisté en une étude d’un cas pratique avec établissement de programmes d’actions par les stagiaires pour comprendre l’intérêt d’une politique de RM et sa mise en place.

L’étude portait sur un document envoyé par la Haute autorité de santé (HAS) au laboratoire pharmaceutique Médicalec impliqué dans une sombre affaire d’effets secondaires d’un vaccin. Sommé par la cour d’assises d’apporter une preuve (ce fameux document) et dans l’incapacité de la faire (le document avait été égaré), le laboratoire pharmaceutique en question a été condamné à verser 3 millions d’euros de dommages et intérêts. Aux stagiaires donc de proposer au laboratoire pharmaceutique un système qui lui permettre de disposer à tout instant les documents dont il a besoin pour conduire ses activités et ainsi pouvoir répondre aux exigences légales et réglementaires pour se protéger en cas de contentieux.

Aux stagiaires de définir les informations qui doivent figurer sur les documents créés et sous quelle forme et quel support, etc. Et enfin comment gérer ces documents durant leur cycle de vie administrative et ainsi garantir leur accessibilité et leur intégrité pour éviter de payer  3 millions d’euros de dommages et intérêts ! J’ai beaucoup apprécié l’étude de ce cas pratique.

Bref, un très bon stage, très instructif, très pédagogique et très bien documenté.

Mise en œuvre d’un projet de records management électronique

La semaine dernière, sur le site de Tolbiac à la BnF, j’ai participé à une formation sur la «Mise en œuvre d’un projet de records management électronique» destinée aux archivistes, aux responsables de projets de gestion de l'information et à des gestionnaires de documents électroniques, etc. qui ont pour vocation une mise en œuvre d'un projet de records management (RM). Je l’aurai plutôt intitulée «Exemple d’une mise en œuvre d’un projet de records management électronique : le cas de la BnF» tellement cette formation était centrée sur l’exemple de la BnF à partir d’exemples d’outils BnF (Lotus Notes) et de leur système mis en production en 2004 mais effectivement déployé depuis 2006 pour la production et la gestion des documents élaborés quotidiennement par ses quelques 2500 agents répartis sur 7 sites.

Voilà pour le décor.

Sur la formation, on pourrait déplorer les lieux, toujours aussi désagréables (ces 4 tours moches) et incommodes notamment pour trouver un bureau, une salle de formation…je dis «salle de formation» pour le principe mais il s’agit en réalité de salles aveugles sans aération dans lesquelles on souffre de chaleur ou de froid ou de bruit (lorsque la clim’ est mal installée) et d’absence de lumière à tous les étages. Étages que l’on ne peut accéder que par des ascenseurs ! en effet, on nous prévient toujours d’éviter de prendre les escaliers par peur de se laisser enfermer et de se perdre.

Voilà pour le lieu.

Pour en revenir au programme, il était plutôt alléchant au départ :

• Outils et ressources pour la gestion d'un projet de RM
• Conduite du projet, équilibrer le projet, éliminer les points faibles
• L'impact des questions logicielles et matérielles
• Outils de la gestion des documents électroniques à la BnF
• Les référentiels pour l’aide et l’accompagnement des utilisateurs pour la conduite du changement
• Pilotage et outils statistiques
• Travaux pratiques sur les fonctionnalités d'un système de RM
• etc.

……..

En pratique, on nous a montré les outils de RM déployés à la BnF dès la production des documents de façon à maîtriser l'intégralité du cycle de vie de l'information utile. La démonstration était à la hauteur des intervenants (Aurélien Conraux, chef de la mission production documentaire et des archives, Matthieu Angebault, son adjoint, John Thomson et Thomas Ledoux, deux grosses pointures de l’ingénierie documentaire).

Ils sont tous très professionnels, très à l’aise dans leur prise de parole, échangeant très simplement les remarques et répondant d’une manière très claire aux questions des participants (ah oui, j’ai oublié de dire qu’on était une vingtaine environ : archivistes pour la plupart, mais aussi directeurs d’AD ou adjoint aux DAD, mais aussi des informaticiens ou des responsables de projets, de SAE, etc.).

J’ai retenu que la conception et le développement des fonctionnalités de, ce que les animateurs appellent les «bases de production», sont réalisées à partir de la base Lotus Notes et de Domino d'IBM. Il a été créé un catalogue centralisé de tous les documents de bureautique contenant des métadonnées principales (sur ce point je dis chapeau pour avoir résumer toutes les métadonnées utiles en un seul document). Ces documents ont un identifiant unique (genre BnF-ADM-2010-000001-01) et il est aussi possible d'indexer en plein texte des contenus.

L’intervention sur le SPAR (Système de Préservation et d'Archivage Réparti) de Thomas Ledoux, un ingénieur de haut vol, était franchement très technique. Au bout de la 2e diapositive j’étais déjà largué. Je ne dis pas qu’elle n’était pas utile mais elle aurait eu plus de mérite si Ledoux avait été plus terre-à-terre.

Pour résumer son intervention, la BnF a en fait imaginé et conçu un système qui puisse le permettre de préserver son patrimoine numérique (énorme), d’archiver l’ensemble de ses données et de répartir l’accès à ses données (c’est le fameux R de Réparti du SPAR). Cette mise en œuvre a commencé vers la fin 2005 et au début 2008 la Bnf est entrée dans la phase du marché-réalisation et a commencé les versements, la gestion des données, la migration, l’administration et l’exploitation pour enfin ouvrir le magasin d'archivage électronique de la BnF en 2010. Jusqu’à là je suivais. Ça s’est gâté à partir de l’OAIS et la présentation du cycle de vie des paquets, le format d’empaquetage METS et le standard de description PREMIS, DC, MIX, etc. Et encore je me parle pas des différents paquets selon leur statut…dans ce cas il fallait retenir les SIP, AIP, DIP. Sans compter ensuite la procédure des «requêtes simples et profondes» qui supposaient que tous les éléments soient asynchrones pour «préparer des opérations lourdes de migration, d’audit» en faisant attention à la «répartition des frameworks libres», etc. J’avais prévenu, c’est compliqué…

John Thomson a insisté sur l’architecture du logiciel, l’architecture matérielle et les performances du système ainsi que des réseaux.

J’ai bien aimé la présentation d’Aurélien Conraux sur la charte de la production documentaire qui s'applique à l'ensemble du personnel de l'établissement pour leur recommander les règles d'utilisation pour la production documentaire. J’ai aussi aimé les modèles de documents proposés aux agents pour accélérer la production documentaire et qui transcrivent automatiquement les métadonnées liées à ces documents (le système propose des métadonnées par défaut mais l’agent peut évidemment les modifier).

Cette charte répond certes aux intérêts des agents mais aussi à la législation existante sur les archives publiques (donc pratique !). Elle fait une petite trentaine de pages et c’est vraiment très instructif et cela nous donne de bonnes idées si on veut déployer un projet de RM.

L’intervention de Matthieu Angebault reposait sur les cas concrets et de manipulations du système opérationnel. La base de production, la création et le partage de document. Le travail collaboratif qui suit. La recherche et transmission d’informations. La gestion du cycle de vie des documents (documents validés, les différentes versions, les copies, etc.), la gestion des courriels et les liaisons avec les sites intranet et internet.

Bref, c’était une bonne formation et très utile. Et malgré quelques difficultés à comprendre la «répartition des frameworks libres» ou les paquets selon leur statut qui en font des SIP, AIP ou des DIP, je la recommande à tous pour une bonne entrée en matière du RM (je me suis également inscrit à une deuxième formation en juin, sur la façon de «Mener une démarche de records management» par Karine Cuney).

A suivre donc.