jeudi 28 juin 2012

Méthodes et outils de l’archivage numérique



Je ne m’étais jamais inscrit à ce stage organisé le département de la formation scientifique et technique de la Direction générale des patrimoines du ministère de la Culture du 25 au 27 juin dernier. Mais ayant reçu une convocation (il arrive aussi au bureau des stages de se tromper), je m’y suis rendu comme participant.
Dans le cycle «Maîtriser l’archivage à l’ère du numérique» ce stage sur les Méthodes et outils de l’archivage numérique avait pour objectif d’être capable de définir et d’exprimer ses besoins en matière d’archivage numérique, de connaître et être capable d’analyser les outils du marché et enfin de savoir adapter les méthodes archivistiques à l’environnement. Tout ça en 3 jours. Donc très correct ! 
En pré-requis, il fallait déjà maîtriser des concepts associés à la dématérialisation, maîtrise le cadre réglementaire et juridique, connaître les bases de la conduite de projet et connaître un peu les principes du records management (RM). Coordonné par Céline Guyon des Archives départementales de l’Aube et animé par de nombreux intervenants, ce stage m’a vraiment beaucoup  apporté.

Le concept pédagogique était assez novateur. Généralement les stages du département de la formation scientifique et technique sur les Archives se limitent à des présentations théoriques. Ici, théorie, retours d’expériences et ateliers s’emboîtaient d’une manière très logique et fluide.

Je m’étais inscrit à 2 ateliers. Un sur la stratégie et la manière de se faire un choix d’un scénario d’archivage en utilisant la boîte à outils ASTARE dont je dirai un mot plus bas. Un autre sur la manière d’analyser le contexte et le périmètre des applications métiers et en particulier sur l’élaboration d’une grille d’audit des applications par l’utilisation du module 3 de ICA-Req par Lourdes Fuentes Hashimoto, archiviste aux Archives Ministère des Affaires étrangères et européennes (avec sa présentation de sa boîte à outils…celle ci sera complètement opérationnelle après le Congrès international de Brisbane en Australie cet été et comprendra des ressources adaptables à chaque pays, des manuels pédagogiques, des exercices pratiques, des diapositives, des supports de cours, etc.).

Les autres ateliers (3 par jour) se répartissaient entre la confection d’une grille d’un projet d’archivage électronique en vue de leur cartographie, entre l’élaboration les procédures d’archivage, un autre atelier sur l’archivage des courriels ou celle des bases de données relationnelles (SGDB) par le format SIARD initié par les Archives fédérales suisses qui l’avait développé en 2004.  Un fichier SIARD est un conteneur ZIP64 (format récent qui permet de contenir un plus grand nombre de données, environ 4 Go) et deux dossiers où sont stockées des métadonnées de la base de données archivée et le contenu des enregistrements de la base. Tout ça au format XML (donc un simple éditeur peut permettre d'enrichir les métadonnées puisque c’est du XML). Aujourd'hui SIARD permet d'exporter/importer 4 SGBD (Oracle, SQL-Server, Access et MySQL).

Voilà pour les ateliers.

Pour ce qui concerne les présentations, je ne vais pas toutes les citer mais pour en revenir sur la boîte à outils ASTARE, elle avait été présentée par Nathalie Régagnon. ASTARE est en fait un outil d’aide à la décision suite à la réflexion d’un groupe de travail de l’AAF sur la conduite un projet d’e-archivage dans la sphère publique menée cette année. Il s’agit grosso-modo d’identifier la meilleure stratégie d’archivage en abordant sous forme d’un questionnaire (avec quels acteurs  souhaite-t-on conduire ce projet? avec quels outils? pour quelles finalités?, etc.) Ce questionnaire ne permet évidemment pas d’identifier les documents et les données à archiver («le quoi archiver par exemple»). Tout ça sous Excel…à noter que cet outil sera bientôt accessible sur le site de l’AAF, à suivre donc.

J’ai également beaucoup apprécié les présentations de Rémy Roques du Groupe La Poste et celle de Jean-François Moufflet du SIAF. On retrouve, dans la présentation de Rémy Roques sur le «Projet de dématérialisation des dossiers clients de La Poste» tout le savoir-faire d’Anne Brunel dont j’avais dit un mot dans un billet précédent. Autrement dit, parler simplement de choses très compliquées. Ici, à tous les étages, c’est clarté, simplicité, limpidité du discours, naturellement proche des participants, aucune agressivité dans la parole, répondant aux questions, aisance dans la vulgarisation, aucun pédantisme, aucun terme jargonnant. Qualités retrouvés dans la présentation de Jean-François Moufflet sur les panoramas des éditeurs dans le paysage de l’archivage numérique. Ajoutez ici une utilisation très poussée du Powerpoint avec animations dynamiques, adéquation du discours avec les images, etc. Du travail de pro !

Autrement, ont aussi été évoqués les sujets sur l’OAIS et ses fameux «paquets» SIP, AIP et DIP, sur la GED, les SAE, les RM, le METS, etc., la contractualisation avec les acteurs du processus d’archivage, le contrat de service, la modélisation des échanges (SEDA), les coffres-forts électroniques, les services d’archivage électronique (tiers-archivage), la formation et l’accompagnement des utilisateurs, etc.

Bref, coordonné par Céline Guyon, ce stage a été une réussite, très instructif, très pédagogique, et finalement, on a bien fait de m’y inscrire sans mon consentement suite à une erreur du bureau des formations…

vendredi 15 juin 2012

Assy déménage aussi


Le vide sur les étagères dans mon bureau :
des fichiers de F/7 ont été reconditionnés, désinfectés, restaurés, «code-barrés»
et sont maintenant conservés dans les magasins


J’occupe dans le Marais une aile de l’hôtel d’Assy qui est officiellement mon bureau mais qui tient aussi lieu de salle des inventaires «de la section moderne» (aujourd’hui feue section du XIXe siècle).

Mon bureau abrite (abritait ?) non seulement tous les instruments de recherche produits par la section (les originaux pour la plupart mais aussi des doubles qui ont tous fait l'objet d'une fiche de traitement spécifique dans le cadre du Chantier de dématérialisation pour le déménagement à Pierrefitte-sur-Seine : numérisation, saisie en mode texte, encodage dans un format allégé de l’EAD mise au point spécialement par ce Chantier et qui n'utilise qu'une trentaine de balises sur les centaines, de façon à pouvoir prendre en compte la diversité des instruments de recherche)…donc mon bureau abritait non seulement les instruments de recherche, mais encore toutes sortes de répertoires sur fiches ou de fichiers de travail.

Ainsi, j’ai longtemps côtoyé les papiers de la Police (de la série F/7 Police) conservés ici pour une raison qui m’a toujours échappé (leur place était en fait dans les magasins). Ils avaient été mis à la disposition du public et avaient fait l'objet de classements considérables, d'abord au Comité de Sûreté générale, puis aux ministères de la Police et de l'Intérieur.

Ces instruments de travail, d'un usage courant, furent classés avec soin, sur fiches pour les besoins du service et aussi par ordre alphabétique : arrestations, émigrés, dossiers politiques, etc. Ces anciens répertoires servent encore aujourd'hui aux recherches.

Voici la liste de ceux qui étaient dans mon bureau («salle des inventaires de la section moderne») à Assy et qui sont maintenant conservés dans les magasins. Il avait été question un moment (dans le cadre du Chantier dématérialisation), de les transférer sur de nouveaux supports (microfilmage ou numérisation), mais cela ne s’est pas fait. En revanche, ils ont été conditionnés, reconditionnés désinfectés, restaurés si besoin et «code-barrés» avant leur intégration dans la base récolement topographique qui recense chaque article effectué dans les magasins, rayonnages après rayonnages, en mentionnant son identifiant dans le service (leur cote), son emplacement précis et des informations sommaires sur son état matériel.

Ce qui reste de la tablette de la "Série dite Archives" ( F/7/4216-4385/2 )

F/7*2200/299-313 Série dite Archives F/7/4216-4385/2
F/7*2114-2156 B. P. (an v-an XIV) F/7/6139-6464. 
F/7*2157 Division Morin (juillet 1814-17 mars 1815). F/7/6623-6624. 
F/7*2158-2160 Division Desmarets (27 mars-juillet 1815). F/7/6625-6629. 
F/7*2200/314-320 Affaires politiques [Duplay], (1814-1830) F/7/6636-6677. 
F/7*2161-2200/32 Affaires politiques [P. P.] (1815-1830). F/7/6678-6997. 
F/7/2200/286 O. G. [Objets généraux] (1814-1830) F/7/9747-9823.

Ces papiers anciens de la Police sont ceux qui avaient été versés aux Archives nationales. Le reste, toujours conservé à la Préfecture de Police, dans l'île de la Cité jusqu’en en 1864 a péri en très grande partie pendant la Commune. Autre dégât : le bombardement de Paris en janvier 1871, le préfet de l’époque a fait descendre dans les caves de la Préfecture des liasses considérées comme précieuses, et ici aussi tout le reste disparut (d’après Les Archives historiques, artistiques et littéraires, t. Ier , p. 420, ont ainsi disparu  80 registres des ordres du roi, une cinquantaine de registres contenant la correspondance des lieutenants généraux de police,300 cartons environ de dossiers relatifs aux prisonniers par lettres de cachet, 80 cartons de pièces de théâtre soumises à la censure, 2 cartons sur l'Affaire du Collier, des. milliers de registres et de cartons sur les prisons et les emprisonnements de la période révolutionnaire, des édits, lettres patentes, ordonnances, arrêts, etc., snif donc.

Comme pour les documents de la série BB, ceux de la Police portent aussi (surtout pour cette période antérieure à 1830), des lettres de séries avec ou sans chiffres. Ce système de codification interne servait au personnel de cette période pour retrouver la trace d’un document selon les bureaux. Commode donc. Comme je l’avais fait avec la série BB, voici une petite liste de ces lettres de séries des différentes catégories de dossiers (la connaissance de ce système de cotation peut être utile) :

Lettre A pour «Affaires administratives» (1819-1823) (auj. F/7/* 959-961/1-4, F/7/ 9340-9441)
Lettre A 2 pour «Affaires administratives» mais pour la période 1824-1830 (auj. F/7/ 9442-9584, F/7/ 9585-9610).
Lettre A 3 pour Suicides; mouvement des étrangers (1830-1837) (auj. F/7/ 9729-9730, F/7/ 11976-11980).

Lettre B pour Affaires diverses (17 nivôse-28 germinal an IV), F/7/ 7090-7129. 
  • B 2 (28 germinal-26 fructidor an IV), F/7/ 7130-7185.
  • B 3 (26 fructidor an IV-13 messidor an V), (auj. F/7/ 7186-7266).
  • B 4 (13 messidor an V-2 nivôse an VI), (auj. F/7/ 7267-7359)
  • B 5 (2 nivôse-6 thermidor an VI), (auj. F/7/ 7360-7473)
  • B 6 (17 thermidor an VI-19 fri- maire an VII), (auj. F/7/ 7474-7513)


Lettre B. P pour Bureau Particulier [des affaires politiques] (an V- an XIV), (auk. F/7/ 6139-6464, F/7/ 6607-6612, F/7/ 6620)

Lettre E pour Affaires d'Espagne (1822-1830), (auj. F/7/ 11981-12075), et autres variantes pour les lettres E. R pour Espagnols réfugiés (1831-1835), F. É pour Forçats évadés (1815-1844), etc.

Lettres K 1 à K 7 pour Passeports (an XI-1813), (auj. F/7/ 10868-11072)
Lettres O. G pour Objets Généraux [des affaires administratives] (1814-1830), (auj. F/7/ 9747-9823)
Lettres P, P 2, P 3, pour Pelet [2e arrondissement de la Lozère] (an XII)
Lettres P. P pour Police Politique [affaires politiques  donc] (1814-1830), (auj. F/7/ 6678-6997) avec des variantes en P 1 à P 4.
Lettres R, R 2, R 3, pour Réal [1er arrondissement] (an XII-1814)  
Lettre S avec des variantes en S 2 à S 6 pour les Affaires diverses des Affaires politiques (1805-1814), etc.

Tous ces fichiers ont donc été reconditionnés, désinfectés, restaurés si besoin et «code-barrés» pour être maintenant conservés dans les magasins. Ça fait vide dans mon bureau…

jeudi 14 juin 2012

Le système de numérotation des dossiers de la série BB


Page d'un décret de naturalisation de la sous-série BB/34 qui donne
le numéro d'un dossier en  BB/11 (dossier 3836X85)


Je ne reviens pas sur la richesse de la série BB (de la section du XIXe siècle) des Archives nationales. Tous les dix-neuvièmistes et les historiens de la troisième République puisent dans ces dossiers toutes sortes d’informations sur leurs recherches (les grandes affaires politiques, la surveillance ou la répression des manifestations hostiles au gouvernement par les écrits, actes, propos et cris séditieux, délits de presse et de librairie, etc.). Ils permettent en effet d'étudier l'esprit public au XIXe siècle et aussi l'histoire de la presse. Pour avoir bien fréquent la sous-série BB/18, celle ci n'est pas seulement intéressante pour l'histoire politique et l'histoire de l'esprit public mais elle contient aussi des documents de premier ordre sur les questions sociales (grèves et coalitions ouvrières, désordres causés par l'emploi des machines, travail des femmes et des enfants, taux des salaires, durée de la journée de travail, etc.), les questions économiques (crises des subsistances de 1816-1818, 1829-1830, 1839-1840, 1846-1847), les questions religieuses (anticléricalisme, conflits entre catholiques et protestants, opposition du clergé an gouvernement, etc.), l'enseignement libre (fermetures d'écoles ouvertes sans autorisation), la traite des noirs, le brigandage (bandes de malfaiteurs, attaques de diligences), les sociétés secrètes et les mouvements de pensée politique (Fouriéristes, Saint-Simoniens, francs-maçons, société des droits de l'homme, etc.).

Je m’étais amusé, lorsque j’étais «responsable par intérim» de cette série (c’était au départ à la retraite de madame Ségolène Barbiche), à faire une liste du système de cotation des documents de cette série. En effet, la connaissance de ce système de cotation reste indispensable pour certaines catégories de dossiers. Par exemple, on ne peut pas retrouver un dossier de naturalisation, concernant telle ou telle personne naturalisée depuis 1814, si l’on ignore la cote qui lui avait été donnée au ministère de la Justice.

Attention toutefois, le terme «dossier», qui signifie à la fois une unité intellectuelle et une unité matérielle, désigne ici le regroupement des pièces concernant la même affaire, cousues sous une étiquette par exemple (comme les dossiers relatifs aux affaires criminelles pendant la première moitié du XIXe siècle), ou insérées dans une chemise. À leur ouverture, chacun de ces dossiers recevait une cote, selon un système alphanumérique, différent selon les bureaux et les catégories de dossiers.
Je vous laisse ici le dépouillement de ce système qui pourra, je l’espère, rendre service aux chercheurs (par ailleurs j’avais déjà utilisé maintes fois ce tableau pour des formations internes ou externes pour des lecteurs ou des stagiaires).

Pour les dossiers de personnel on trouve les lettres A, M, H, K, N, AP, R, H, C, CP
Aux dossiers des tribunaux concernant les magistrats et les greffiers ainsi que ceux de la Cour de cassation et des cours d’appel, fut affectée la lettre A (ne pas confondre avec la lettre A des dossiers des affaires criminelles)
Personnel des tribunaux de première instance, lettre M
Personnel des justices de paix, lettre H

Lettre H (ici dossier d'un juge de paix 73H8 pour la Seine)


Personnel des tribunaux de commerce, lettre K
Les dossiers de notaires reçurent, lettre N
Dossiers des avoués, lettre R ou A ou AP (AP pour les avoués d’appel)
Dossiers des huissiers, lettre R ou H 
Dossiers des commissaires-priseurs, lettre R ou C ou CP


Lettre R pour commisseur-priseur


Outre ces lettres, la cote des dossiers de personnel comporte le numéro de la cour d’appel ou du département ou de la ville (pour les tribunaux de commerce) et, le cas échéant, un numéro d’arrondissement judiciaire ou de canton. Par exemple, 1 H 3 sera la cote affectée à un dossier de personnel de la justice de paix d’un tel canton (n° 3) du département de l’Ain (n° 1).

Mais il faut prendre garde que la numérotation des cours et des départements a été tributaire des modifications territoriales de la France : départements réunis sous la Révolution et l’Empire puis détachés en 1815, création du Tarn-et-Garonne en 1808, création du département de Corse en 1811 par la réunion du Golo et du Liamone, rattachement de la Savoie et de Nice en 1860, perte puis recouvrement de l’Alsace-Lorraine entre 1871 et 1918, conquêtes coloniales, notamment de l’Algérie où fut installé le système judiciaire français à partir de 1834. Dans ces conditions, la numérotation des départements a varié selon la pratique des bureaux qui géraient les différentes catégories de personnel. Par exemple, la Corse a été insérée entre la Corrèze et la Côte-d’Or, ou bien est resté classée à la place du Golo (n° 36). De même, le Tarn-et-Garonne a repris son ordre alphabétique ou bien est resté en queue de liste avec le n° 116 qu’il avait reçu en 1808. Ces remarques ne sont pas sans importance, car il en subsiste des traces dans les classements actuels des dossiers aux Archives nationales, notamment pour le personnel des justices de paix et les notaires.

Dossiers des affaires civiles
Les dossiers des affaires civiles reçurent la lettre B, ceux des absents civils les lettres AB ; à partir de 1832, la lettre X fut affectée aux dossiers du sceau.

Lettre B (ici B94 pour année 1894)


Dossiers des affaires criminelles

Lettre A (ici A4)
Les lettres ont connu beaucoup de variations depuis l’an IV. Jusqu’en 1822, le dossier nouvellement ouvert recevait une cote composée d’une lettre de série : C pour le correctionnel et D, DD, A, pour les matières criminelles , suivie du numéro d’ordre habituel (avec de nombreuses variations selon les bureaux).

Lettre A (ici A07 et plus précisément 92A1907) avec renvoi à d'autres dossiers :
"pièces jointes à S71 [comprenez  Dossier de grâce de l'année 1871]
 [et] CR07 [comprenez Commission Rogatoire de l'année 1907]" 
Depuis 1890, sont utilisées les lettres A et BL, tandis que les lettres Ex ou T (T, T2 à T5 puis TR à partir de 1980) concernent les dossiers d’extraditions et CR les commissions rogatoires.

Lettre S pour recours en grâce, ici celui de Daumier (le caricaturiste)

La lettre S fut attribuée aux dossiers de grâces à partir de 1811 (en l’an XI, les premiers dossiers portent un n° d’ordre suivi des lettres BG pour Bureau des Grâces) ; mais on peut trouver aussi GP, SM ou SV (et PM ou R ou REV à partir de 1940).

Lettre S pour les grâces, ici S06 pour l'année 1906

En règle générale, les numéros et les exposants qui accompagnent les lettres attribuées aux dossiers des affaires civiles, criminelles et de grâce, ainsi que du sceau, renvoient à un ordre chronologique et non géographique. Il en est de même pour les dossiers de pensions et de secours, auxquels avaient été données respectivement les lettres P et Z.

Voilà.

mercredi 13 juin 2012

EAD et EAC : des standards d’encodage pour les instruments de recherche



Au moment où j’écris ces lignes, les participants du stage «EAD et EAC : des standards d’encodage pour les instruments de recherche» organisé par le centre de formation de l’Association des archivistes français (AAF) sont certainement en train de publier leurs instruments de recherche encodés ce matin en EAC.

Ce stage a commencé lundi 11 et se termine aujourd’hui 13 juin. J’y étais, mais cette fois ci, de l’autre côté de la table. J’étais formateur.
Les stages organisés par l’AAF sont en général très complets (voyez leur brochure en pdf). Ici on avait demandé aux participants d’avoir un pré- requis sur la connaissance des normes ISAD(G) et ISAAR(CPF), une légère expérience en matière de description archivistique et d’élaboration d’instruments de recherche. Seule une participante ne «pratiquait» pas l’ISAD(G)… selon elle. En réalité elle avait de bonnes pratiques archivistiques et pouvait par conséquent suivre notre cours pour acquérir des connaissances de base théoriques et pratiques sur la description archivistique encodée (EAD) [lundi et mardi par nous] et l’encodage de la description des producteurs d’archives (EAC) [aujourd’hui mercredi par une autre collègue].



Nous avons commencé par rappeler l’histoire et les origines de l’EAD qui évolue dans un environnement normalisé. Nous avons poursuivi par le substrat technique en initiant très rapidement les stagiaires à l’XML (Extensible Markup Language) et les DTD (Document Type Definition).
La structure de l’EAD et la correspondance avec la norme ISAD(G) a ensuite fait l’objet d’un petit exercice pratique.
Enfin, nous avons donné un aperçu des outils de production et de publication d’instruments de recherche en XML/EAD ainsi que les présentations des réalisations récentes en France.
L’après-midi de lundi avait été consacré aux exercices pratiques d’encodage de leurs propres instruments de recherche sur XMetaL. Et si les participants ne les avaient pas ramenés alors nous avions tout de même des dizaines d’exemples en stock!

Bref je suis content des conditions de la salle de stage de l’AAF (dotée tout récemment d’ordinateurs portables…un ordinateur par stagiaire !) et des stagiaires en général. Ils ont été très attentifs, posant de bonnes questions et on sentait une adéquation étroite entre leurs besoins et leurs attentes avec l’objectif du stage (c’est pas toujours le cas). Je vous conseille vivement les stages de l’AAF qui conviennent réellement aux besoins des archivistes dans leur diversité (un peu comme les stages du SIAF aussi).

jeudi 7 juin 2012

Les nourritures terrestres des archivistes


A l’heure où on s’apprête à quitter le Marais pour un autre (?) dans le 93 avec ses kebabs et autres plats exotiques, j’ai envie d’écrire un billet sur les «cantines» (on dira restaurants administratifs pour être plus académique) que j’ai fréquentées depuis les années 90. Juste un petit mot de celle qui nous est promise dans le 93, il s’agit du resto-U du CROUS juste en face où les seuls souvenirs que j’ai retenu sont d’abord les morceaux de verre qu’un conservateur qui déjeunait en face de moi avait trouvé dans sa salade de betteraves et ensuite le gâchis que j’ai laissé sur le plateau tellement les plats proposés par ce resto-U était infect. En discutant avec les étudiants qui y «déjeunaient», il semblerait que pizzas, pâtes et frites sont toujours au menu, de la grillade aussi (en fait du steak haché surgelé), de temps à autre est proposée une cuisine «régions du monde» (j’ai pas trop compris).

Bon. Pourquoi écrire un avis sur les restaurants administratifs? Juste pour les chroniques et pour se souvenir que dans les années 90 les agents du Marais déjeunaient à La Poste rue des Archives, c’était un système de tickets payés à carte. Je n’ai hélas plus de souvenir de ce qu’on y mangeait, mais c’était correct.

Ensuite pour un très court laps de temps, nous allions au restaurant de la Ville de Paris, avenue Victoria, à cette époque.

Ensuite est venu AGRAF (quelque chose comme Association pour la Gestion des Restaurants des Administrations Françaises). Le personnel du ministère des Finances déjeune à AGRAF. Et bien, c'est bon, et même très très bon, si on le compare aux autres restaurants administratifs et de collectivités aujourd’hui. A cette époque on avait le choix entre tous les AGRAF de Paris (ceux de Bercy, de Palikao, de Uzès, de Réaumur…cherchez pas comprendre, les initiés comprendront).

Aujourd’hui, comme agent du Marais, nous avons le choix entre un restaurant administratif géré par AGRAF à Commines et un autre géré par une restauration de collectivité à la rue Saint-Honoré (les habitués confirmeront). «Commines» comme on l'aime le nommer est un restaurant administratif extrêmement bien géré par son chef (qui se dit d'origine Suisse) et qui vous fait des plats à se lécher l'assiette une fois le repas fini. Rien à voir avec les autres restaurants administratifs gérés également par AGRAF à Uzès, Palikao, Bercy, etc.

A la rue Saint-Honoré, la restauration de collectivité du ministère de la Culture au 182 rue Saint-Honoré dans le 1er arrondissement de Paris est géré par Elior. Il y avait Avenance auparavant, c’était franchement indigeste et pas bon du tout. Puis après un appel d’offre, c’est Elior qui a été choisi, il s’agit du troisième groupe français de la restauration collective. C’est pas rien. Mais ce que je n’aime pas de ce restaurant, c’est cette manie de se faire servir par des serveurs et serveuses derrière les banques. C’est complètement nul et une perte de temps incommensurable. Il y a toujours des files d’attente à n’importe heure que vous venez. Pourquoi ne pas adoptez le circuit que 99,99 % des cantines adoptent ? celui de la file unique où on se sert personnellement ?

Maintenant pour en venir à la cuisine et aux plats…je dirai que ça c’est beaucoup amélioré depuis Avenance. Elior c’est un peu mieux, mais peu encore mieux faire ! On retrouve toujours les panés, les calamars bourrés de panure, les paupiettes de tout de ce que souhaitez remplie à 50% d’eau ou la viande aussi dure qu’une semelle immangeable.
Seul le «self-service» (parce qu’il en a un !) s’en sort mieux : ici on se sert et c’est rapide ! on y trouve des gratinés, des plats un peu végétariens et surtout des feuilles de laitue gratuites.
Les plats sont partout chauds. C’est bon signe.

J’ai commencé par dire du mal de Elior, je continue par celui de la BnF de Tolbiac géré par Sodexo.
La «cantine» de la BnF a longtemps été restée fermée pour travaux. La salle réouverte depuis peu est maintenant plus spacieuse, plus aérée, les banques (un pour chaque plat) sont éparpillées un peu partout, le service est mieux mais c’est tout ! Les plats sont originaux certes mais n’ont pas beaucoup goût. L’assiette qu’on nous sert est souvent froide! Les desserts sont variés : l’autre jour, lorsque j’y étais pour le stage sur les Records Management j’ai pris un smoothie de framboise (vraiment délicieux). La cafétéria permet maintenant aux agents d’aller prendre des boissons chaudes en terrasse, c’est agréable.

Donc Sodexo de la BnF de Tolbiac. Un petit bof. Sans plus.
Elior de la rue Saint-Honoré. C’est bien. Sans plus.

AGRAF, rue Commines. C’est vraiment excellent…aux dernières nouvelles, ce restaurant administratif sera géré par une autre collectivité et non plus par AGRAF. La raison ? Les agents du ministère des Finances de la rue Commines ont été délocalisés ailleurs (eux aussi !) et surtout ceux des archives, qui constituent encore aujourd’hui, la plus importante cohorte, partent également, eux dans le 93. Et avec votre kebab, je vous mets salade, oignons, tomate ?

lundi 4 juin 2012

Mener une démarche de records management


(image trouvée sur internet mais impossible de retrouver les références, désolé pour les droits)

Après le stage Mise en œuvre d’un projet de records management électronique (animé et coordonné par Aurélien Conraux, chef de la mission pour la gestion de la production documentaire et des archives à la BnF), voici dans le cycle «Maîtriser l’archivage à l’ère du numérique» (il s’agit d’un cycle proposé par le Département de la formation scientifique et technique de la Direction générale des patrimoines du ministère de la Culture) un autre stage.

Intitulé «Mener une démarche de records management», ce stage, auquel j’ai participé la semaine dernière, était destiné aux archivistes, chefs de projet (SAE, GED, DSI, records managers), etc. et dont les objectifs étaient de nous montrer comment conduire ou participer à un projet de gestion des connaissances et de l’information et aussi être en mesure de construire et conduire une politique de gestion de l’information. Tout ça en 2 jours. Donc très court !
En pré-requis, il fallait déjà maîtriser les concepts associés à la dématérialisation, le cadre réglementaire et normatif de l’administration électronique.

Animé par Karine Cuney, Laurent Nguyen-Van, tous deux de Atos-Consulting, et par Anne Burnel, directrice des Archives de la Poste (le Groupe la Poste pour être précis), ce stage nous a d’abord donné quelques éléments de la terminologie RM et de la terminologie projet (on reviendra plus loin sur les différents types de projet, genre AGILE avec ses cycles en V, ces cycles en cascade ou incrémentale, etc.).

Les animateurs nous ont d'abord fait un panorama des types d’approches appuyées sur des normes et la manière de piloter son projet de RM. Autrement dit, comment communiquer autour du RM (argumenter et vendre son projet en quelque sorte), comment gérer sa feuille de route en concevant des indicateurs et des statistiques pour produire des retours sur le projet. Comment aussi s’intégrer en tant que records manager dans un projet existant ? Comment établir un calendrier du projet, comment gérer les risques et enfin comment évaluer et être en conformité par les fameuses «certifications».

Voilà pour le programme. De point de vue pédagogique je ne regrette qu’une chose : le discours très jargonnant de Laurent Nguyen-Van, non pas pour impressionner les participants non initiés (loin de moi cette idée), mais seulement par manque, je le crois, de recul sur son métier (il est chef de projet de haut vol à Atos-Consulting). C’est en fait le propre de la plupart des spécialistes : comment se faire comprendre ? Le discours de Laurent Nguyen-Van était pourtant loin d’être hermétique, sauf qu’il était ponctué de sigles qu’il ne développait pas souvent, à moins qu’on ne lui demande. Je te gave donc de CCTP, de SPE, de VSR, de LAD, de RAD, de UO, etc. Mais en fait compte il n’y avait pas de lézard. Tout s’est arrangé avec l’entrée en lice de Karine Cuney dont l’intervention était fort bien documentée et très instructive.

Celle de Anne Burnel était encore plus précise. Ici point de sigles, on parle simplement (avec plein d’exemples) de choses très compliquées. J’ai enfin compris la différence entre gestion électronique de documents (GED) et/ou un système d’archivage numérique (SAE) avec le RM (records management). Anne Brunel a en effet un don de vulgarisation extraordinaire (voir mon précédent billet sur elle).

Elle a commencé sa présentation en passant en revue toute la polysémie sur la préservation de l'information numérique dans différents environnements. Au fond, ces différents systèmes mis en œuvre pour la gestion de l'information numérique recouvrent, certes de nombreux et différents termes, mais souvent leurs fonctionnalités correspondent à des réalités presque identiques et ne diffèrent que selon les besoins organisationnels. Sa définition du RM est donc celle de la Commission générale de terminologie et de néologie à la virgule près. C’est l’«organisation et contrôle de la constitution, de la sélection, de la conservation et de la destination finale des documents d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme».

Anne Burnel nous a ensuite montré les atouts et les limites du RM tout en définissant son périmètre : il vaut mieux d’après elle, travailler par processus, par secteur ou alors par typologie et en fonction des besoins exprimés et des risques identifiés. Le besoin doit être très précis et concret (une solution sur mesure en fait).

Elle nous a ensuite proposé une méthodologie (classique, c’est celle qu’on trouve dans tous les manuels de RM, mais ici, avec des exemples précis c’était vraiment très clair, concret et précis). Quels sont les outils ? Les outils sont les logigrammes, les plans de classement, les maquettes de dossier, les modèles de document, etc.

Enfin la toute dernière partie de la formation a consisté en une étude d’un cas pratique avec établissement de programmes d’actions par les stagiaires pour comprendre l’intérêt d’une politique de RM et sa mise en place.
L’étude portait sur un document envoyé par la Haute autorité de santé (HAS) au laboratoire pharmaceutique Médicalec impliqué dans une sombre affaire d’effets secondaires d’un vaccin. Sommé par la cour d’assises d’apporter une preuve (ce fameux document) et dans l’incapacité de la faire (le document avait été égaré), le laboratoire pharmaceutique en question a été condamné à verser 3 millions d’euros de dommages et intérêts. Aux stagiaires donc de proposer au laboratoire pharmaceutique un système qui lui permettre de disposer à tout instant les documents dont il a besoin pour conduire ses activités et ainsi pouvoir répondre aux exigences légales et réglementaires pour se protéger en cas de contentieux.
Aux stagiaires de définir les informations qui doivent figurer sur les documents créés et sous quelle forme et quel support, etc. Et enfin comment gérer ces documents durant leur cycle de vie administrative et ainsi garantir leur accessibilité et leur intégrité pour éviter de payer  3 millions d’euros de dommages et intérêts ! J’ai beaucoup apprécié l’étude de ce cas pratique.

Bref, un très bon stage, très instructif, très pédagogique et très bien documenté.