La normalisation des instruments de recherche (2/5)

Le 27 octobre dernier j’avais été sollicité par la DAF pour intervenir dans une formation sur la «normalisation des instruments de recherche» pour une bonne quinzaine de participants. C’était un rappel de quelques règles d’analyse archivistique et de la typologie des instruments de recherche en somme. Je n’ai rien inventé, j’ai récupéré la grande partie de mon intervention sur la «Pratique archivistique française» ou sur l’«Abrégé d’Archivistique» édité par l’AAF.

Après quelques définitions toujours utiles, abordons à présent l’analyse archivistique.

Celle-ci est inséparable de l’article qui constitue à la fois une unité intellectuelle et une unité matérielle pour la cotation, le rangement et la communication des documents.

Un article = une cote et une analyse

Les cas simples :
Un dossier est de la taille d’un carton
Un dossier dépasse la taille d’un carton
Un carton contient une série de dossiers sériels

Les cas difficiles :
Un carton contient plusieurs dossiers différents
Les autres supports

Un dossier amène plusieurs questions : Quoi? Où? Comment? Avec quoi? Par qui? Quand?
L’analyse archivistique doit donc répondre aux questions suivantes :

• De quoi s’agit-il ?
• Où se situe l’objet ?
• Comment l’objet est-il traité ? et que lui arrive-t-il ?
• Avec quels documents (pièces) l’objet et l’action sont-ils illustrés ?
• Par qui l’action est-elle mise en œuvre ?
• Comment les pièces sont-elles classées ?
• Quand l’objet et l’action ont-ils pris place ?

De quoi s’agit-il ? = OBJET

Où se situe l’objet ? = LOCALISATION

Comment l’objet est-il traité ? et que lui arrive-t-il ? = ACTION (sur l’objet)

Avec quels documents (pièces) l’objet et l’action sont-ils illustrés ? = TYPOLOGIE DES DOCUMENTS

Par qui l’action est-elle mise en œuvre ? = AGENT (de l’action)

Comment les pièces sont-elles classées ? = NATURE DU CLASSEMENT

Quand l’objet et l’action ont-ils pris place ? = DATES EXTRÊMES

Définitions

OBJET : thème ou sujet, concret ou abstrait, sur lequel s’exerce l’activité de la personne physique ou morale à l’origine des documents rassemblés dans un dossier, et dont la détermination figure dans l’analyse de ce dossier.

ACTION (sur l’objet) : activité administrative dont résulte l’existence de documents rassemblés dans un dossier, et dont la détermination figure dans l’analyse archivistique de ce dossier.

AGENT (de l’action) : auteur de l’action administrative dont résulte l’existence de documents rassemblés dans un dossier, et dont la détermination figure dans l’analyse archivistique de ce dossier s’il est différent du producteur.

Mais seuls l’objet et les dates extrêmes sont obligatoires

Exemple
Cote : 134 W 30

Objet général (de quoi s’agit-il ? ) : objet physique : école, personne morale : ministère, zone géographique : parc national, évènements : fêtes, guerre, situations physiques : structures agricoles, situations juridiques : prix, objets complexes : urbanisme.

Localisation (où se situe l’objet ?)
Action (sur l’objet) ou comment l’objet est-il traité ? Que lui arrive-t-il ?

Par qui l’action est-elle mise en œuvre ? actions concrètes : achat, construction, inondation, actions abstraites : jugement, réglementation, programmation, agents : services, personnes.

Typologie documentaire, avec quels documents (pièces) l’objet et l’action sont-ils illustrés ? textes de lois, procès-verbal, rapport, mémoire, correspondance, photographies, tableaux statistiques, etc.

Nature du classement ou comment les pièces sont-elles classées ? Ordre numérique, alphabétique, chronologique, géographique.

Dates extrêmes Quand l’objet et l’action ont-ils pris place ?

L’intitulé est placé en tête de l’analyse caractérise le mieux l’unité de description et en rend explicite son classement par rapport aux autres unités de description dans un instrument de recherche.

Les principes fondamentaux de rédaction de l’analyse

L’analyse doit être : fiable, concise et homogène mais aussi intelligible (la description doit correspondre au contenu, comprise par tous et ne pas être sujette à interprétation). Complète (elle doit donner un élément d’information pertinent pour chacun des articles décrits).

Exemple

L’analyse doit être intelligible : la description doit être comprise par tous et ne pas être sujette à interprétation. Soit l’analyse suivante, tirée d’un versement de cabinet préfectoral (nota : cet exemple a été tiré de "l'Abrégé d'archivistique" édité par l'AAF comme précisé dans le billet précédent et au début de celui-ci) :

Transports privés, interventions
À première vue l’objet serait les transports privés, l’action serait les interventions, ou alors l’action est sous-entendue comme «traitement de», ou «enquête sur», ou «préparation des réponses à», ou des interventions (de personnalités) concernant les transports privés.

L’analyse est sujette à interprétation, en fait il s’agit :
d’interventions ;
et l’agent de ces interventions (dont la nature n’est pas précisée) sont les syndicats de transporteurs ;
l’information donnée à l’occasion de ces interventions servait au bureau instructeur pour l’application de la réglementation sur les transports privés, l’analyse correcte est donc :

Transports privés. – Réglementation : interventions des syndicats de transporteurs.

Au prochain billet, on abordera les principes généraux de l’analyse archivistique et de l'importance de la ponctuation...