jeudi 2 octobre 2008

La base Quidam des Archives nationales (1)


Le 23 septembre dernier j’ai présenté notre base Quidam à des étudiants normaliens de l’école de Cachan. Voici cette présentation abrégée et sans trop d’images évidemment.

Les Archives nationales (AN) conservent dans les séries documentaires du XIXe siècle un nombre impressionnant de documents à caractères individuels (dossiers, fiches, matricules, états, etc.) créés par l’administration de l’État dans l’exercice de ses missions et de ses attributions.
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Les dossiers individuels se créent tous les jours : en ce moment même, vous complétez votre dossier d’étudiant qui sera sans doute versé aux AN à la fin de votre scolarité dans la rubrique «copies d ’élèves»…le dossier de carrière de votre enseignant ici présent sera également versé aux AN et sera consultable par ses descendants d’ici quelques années.

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Les premiers dossiers de carrière se constituent sous l’Empire.
Les dossiers de mouvement (ceux des magistrats, des juges de paix par exemple) naissent en 1803.
Les dossiers individuels de l’administration préfectorale en 1810 et dès 1808 un embryon de dossier est constitué pour les fonctionnaires de l’Université impériale.
Ces dossiers marquent une volonté d’établir un cadre durable de renseignement qui remplace les demandes ponctuelles effectuées jusque là sous forme de registres ou d’états qui ont été toutefois conservés en parallèle.

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C’est ainsi que les Archives nationales conservent sur le site parisien quelque 2 km linéaires (sur une centaine au total) de dossiers de carrière, plus de 700 000 dossiers de naturalisation, 200000 dossiers de LH, 120000 dossiers de professeurs dans la sous-série F/17 Instruction publique, etc. qui ont fait tous ou qui font actuellement l’objet de bases de données plus ou moins détaillées par la section du XIXe siècle...

Mais la section du XIXe siècle n’a pas le monopole des bases de données. D’autres sections des Archives nationales avaient, dès les années 80, élaborés des bases de données en vue d’un dépouillement nominatif, topographique ou autre (la base Courdo et Delvoir pour les cours d’eaux et les délimitations des communes et des voiries par exemple).

La section ancienne notamment avait, dès les années 80, achevé la base Prof qui recense les provisions d’offices du XVIIIe siècle, le Minutier central des notaires parisien avait dépouillé les minutes des années 1551, 1751, 1761 et 1851 et l’index de l’État général des fonds baptisé Egérie était consultable au Caran dans les années ‘90.

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Dans cet exemple (ici logiquement je montre une diapositive) et sur le site des Archives nationales donc, seules les bases Nat et de Leonore sont des bases nominatives pour la période du XIXe siècle stricto sensu (le reste concerne le XVIIIe, des renseignements sur les notaires parisiens, une banque d’images, etc.).

Or depuis quelques décennies, le document à caractère individuel intéresse aussi bien la généalogie que la recherche en histoires des familles au sens large, la biographie et le droit, l’histoire de l’administration ou celle de la société. On le constate dans les rapports annuels de la DAF.

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En plus des raisons évoquées précédemment sur l’intérêt que suscite le document à caractère individuel sur les chercheurs et généalogistes, on a constaté à partir des années ‘ 85 les progrès de l’informatique documentaire.

Les progrès de l’informatique documentaire ont en effet permis, au début des années 1990 d’imaginer sous un autre angle les centaines de milliers de fiches manuscrites, les centaines de pages dactylographiées accumulées.

Ainsi est née l’idée d’une base de données informatisée, susceptibles de fédérer et de croiser entre elles des bases nominatives diverses. Baptisée Quidam, elle a été conçue par un documentaliste de génie, aujourd'hui disparu, Patrick Laharie, pour une meilleure prise en compte des besoins de recherche tant des archivistes que des chercheurs.

Ce public s’avérait de plus en plus consommateur de dossiers nominatifs, tant pour les recherches familiales et généalogiques que pour des travaux d’histoire et des études de prosopographie. La section du XIXe siècle, très sollicité, comme on le voit, prit rapidement conscience de la montée de cette demande et fit le constat des difficultés issues de la situation : dégâts sur les documents (les fichiers nominatifs : ici diapo. suivante). Ajouter à cela la contribution du personnel pour le repérage et la consultation de dossiers individuels qui étaient pour les lecteurs souvent difficiles et parfois impossibles à repérer faute d’instruments de recherche efficaces.

Il importait donc de trouver des solutions.

Les réflexions communes des uns et des autres ont abouti à l’idée de constituer à terme une base de données cumulative et en utilisant les moyens bureautiques qui se mettaient en place, dans la continuité du travail fait pour la base Léonore constituée dans les années ‘ 80.

Mais avant de présenter la genèse puis la version actuelle de Quidam, examinons son objet, définissons la nature des dossiers nominatifs, leurs moyens d’accès, d’hier à aujourd’hui….

(bon là ça devient trop long, prochain épisode dans un autre billet).

2 commentaires:

Kodama a dit…

Quand un quidam rencontre un autre quidam, qu'est-ce qu'y s'racontent ? Des histoires des histoires de ...

;)

Danis a dit…

...quidam !