Méthodes et outils de l’archivage numérique

Je ne m’étais jamais inscrit à ce stage organisé le département de la formation scientifique et technique de la Direction générale des patrimoines du ministère de la Culture du 25 au 27 juin dernier. Mais ayant reçu une convocation (il arrive aussi au bureau des stages de se tromper), je m’y suis rendu comme participant.

Dans le cycle «Maîtriser l’archivage à l’ère du numérique» ce stage sur les Méthodes et outils de l’archivage numérique avait pour objectif d’être capable de définir et d’exprimer ses besoins en matière d’archivage numérique, de connaître et être capable d’analyser les outils du marché et enfin de savoir adapter les méthodes archivistiques à l’environnement. Tout ça en 3 jours. Donc très correct ! 

En pré-requis, il fallait déjà maîtriser des concepts associés à la dématérialisation, maîtrise le cadre réglementaire et juridique, connaître les bases de la conduite de projet et connaître un peu les principes du records management (RM). Coordonné par Céline Guyon des Archives départementales de l’Aube et animé par de nombreux intervenants, ce stage m’a vraiment beaucoup  apporté.

Le concept pédagogique était assez novateur. Généralement les stages du département de la formation scientifique et technique sur les Archives se limitent à des présentations théoriques. Ici, théorie, retours d’expériences et ateliers s’emboîtaient d’une manière très logique et fluide.

Je m’étais inscrit à 2 ateliers. Un sur la stratégie et la manière de se faire un choix d’un scénario d’archivage en utilisant la boîte à outils ASTARE dont je dirai un mot plus bas. Un autre sur la manière d’analyser le contexte et le périmètre des applications métiers et en particulier sur l’élaboration d’une grille d’audit des applications par l’utilisation du module 3 de ICA-Req par Lourdes Fuentes Hashimoto, archiviste aux Archives Ministère des Affaires étrangères et européennes (avec sa présentation de sa boîte à outils…celle ci sera complètement opérationnelle après le Congrès international de Brisbane en Australie cet été et comprendra des ressources adaptables à chaque pays, des manuels pédagogiques, des exercices pratiques, des diapositives, des supports de cours, etc.).

Les autres ateliers (3 par jour) se répartissaient entre la confection d’une grille d’un projet d’archivage électronique en vue de leur cartographie, entre l’élaboration les procédures d’archivage, un autre atelier sur l’archivage des courriels ou celle des bases de données relationnelles (SGDB) par le format SIARD initié par les Archives fédérales suisses qui l’avait développé en 2004.  Un fichier SIARD est un conteneur ZIP64 (format récent qui permet de contenir un plus grand nombre de données, environ 4 Go) et deux dossiers où sont stockées des métadonnées de la base de données archivée et le contenu des enregistrements de la base. Tout ça au format XML (donc un simple éditeur peut permettre d'enrichir les métadonnées puisque c’est du XML). Aujourd'hui SIARD permet d'exporter/importer 4 SGBD (Oracle, SQL-Server, Access et MySQL).

Voilà pour les ateliers.

Pour ce qui concerne les présentations, je ne vais pas toutes les citer mais pour en revenir sur la boîte à outils ASTARE, elle avait été présentée par Nathalie Régagnon. ASTARE est en fait un outil d’aide à la décision suite à la réflexion d’un groupe de travail de l’AAF sur la conduite un projet d’e-archivage dans la sphère publique menée cette année. Il s’agit grosso-modo d’identifier la meilleure stratégie d’archivage en abordant sous forme d’un questionnaire (avec quels acteurs  souhaite-t-on conduire ce projet? avec quels outils? pour quelles finalités?, etc.) Ce questionnaire ne permet évidemment pas d’identifier les documents et les données à archiver («le quoi archiver par exemple»). Tout ça sous Excel…à noter que cet outil sera bientôt accessible sur le site de l’AAF, à suivre donc.

J’ai également beaucoup apprécié les présentations de Rémy Roques du Groupe La Poste et celle de Jean-François Moufflet du SIAF. On retrouve, dans la présentation de Rémy Roques sur le «Projet de dématérialisation des dossiers clients de La Poste» tout le savoir-faire d’Anne Brunel dont j’avais dit un mot dans un billet précédent. Autrement dit, parler simplement de choses très compliquées. Ici, à tous les étages, c’est clarté, simplicité, limpidité du discours, naturellement proche des participants, aucune agressivité dans la parole, répondant aux questions, aisance dans la vulgarisation, aucun pédantisme, aucun terme jargonnant. Qualités retrouvés dans la présentation de Jean-François Moufflet sur les panoramas des éditeurs dans le paysage de l’archivage numérique. Ajoutez ici une utilisation très poussée du Powerpoint avec animations dynamiques, adéquation du discours avec les images, etc. Du travail de pro !

Autrement, ont aussi été évoqués les sujets sur l’OAIS et ses fameux «paquets» SIP, AIP et DIP, sur la GED, les SAE, les RM, le METS, etc., la contractualisation avec les acteurs du processus d’archivage, le contrat de service, la modélisation des échanges (SEDA), les coffres-forts électroniques, les services d’archivage électronique (tiers-archivage), la formation et l’accompagnement des utilisateurs, etc.

Bref, coordonné par Céline Guyon, ce stage a été une réussite, très instructif, très pédagogique, et finalement, on a bien fait de m’y inscrire sans mon consentement suite à une erreur du bureau des formations…