Mener une démarche de records management

(image trouvée sur internet mais impossible de retrouver les références, désolé pour les droits)

Après le stage Mise en œuvre d’un projet de records management électronique (animé et coordonné par Aurélien Conraux, chef de la mission pour la gestion de la production documentaire et des archives à la BnF), voici dans le cycle «Maîtriser l’archivage à l’ère du numérique» (il s’agit d’un cycle proposé par le Département de la formation scientifique et technique de la Direction générale des patrimoines du ministère de la Culture) un autre stage.

Intitulé «Mener une démarche de records management», ce stage, auquel j’ai participé la semaine dernière, était destiné aux archivistes, chefs de projet (SAE, GED, DSI, records managers), etc. et dont les objectifs étaient de nous montrer comment conduire ou participer à un projet de gestion des connaissances et de l’information et aussi être en mesure de construire et conduire une politique de gestion de l’information. Tout ça en 2 jours. Donc très court !

En pré-requis, il fallait déjà maîtriser les concepts associés à la dématérialisation, le cadre réglementaire et normatif de l’administration électronique.

Animé par Karine Cuney, Laurent Nguyen-Van, tous deux de Atos-Consulting, et par Anne Burnel, directrice des Archives de la Poste (le Groupe la Poste pour être précis), ce stage nous a d’abord donné quelques éléments de la terminologie RM et de la terminologie projet (on reviendra plus loin sur les différents types de projet, genre AGILE avec ses cycles en V, ces cycles en cascade ou incrémentale, etc.).

Les animateurs nous ont d'abord fait un panorama des types d’approches appuyées sur des normes et la manière de piloter son projet de RM. Autrement dit, comment communiquer autour du RM (argumenter et vendre son projet en quelque sorte), comment gérer sa feuille de route en concevant des indicateurs et des statistiques pour produire des retours sur le projet. Comment aussi s’intégrer en tant que records manager dans un projet existant ? Comment établir un calendrier du projet, comment gérer les risques et enfin comment évaluer et être en conformité par les fameuses «certifications».

Voilà pour le programme. De point de vue pédagogique je ne regrette qu’une chose : le discours très jargonnant de Laurent Nguyen-Van, non pas pour impressionner les participants non initiés (loin de moi cette idée), mais seulement par manque, je le crois, de recul sur son métier (il est chef de projet de haut vol à Atos-Consulting). C’est en fait le propre de la plupart des spécialistes : comment se faire comprendre ? Le discours de Laurent Nguyen-Van était pourtant loin d’être hermétique, sauf qu’il était ponctué de sigles qu’il ne développait pas souvent, à moins qu’on ne lui demande. Je te gave donc de CCTP, de SPE, de VSR, de LAD, de RAD, de UO, etc. Mais en fait compte il n’y avait pas de lézard. Tout s’est arrangé avec l’entrée en lice de Karine Cuney dont l’intervention était fort bien documentée et très instructive.

Celle de Anne Burnel était encore plus précise. Ici point de sigles, on parle simplement (avec plein d’exemples) de choses très compliquées. J’ai enfin compris la différence entre gestion électronique de documents (GED) et/ou un système d’archivage numérique (SAE) avec le RM (records management). Anne Brunel a en effet un don de vulgarisation extraordinaire (voir mon précédent billet sur elle).

Elle a commencé sa présentation en passant en revue toute la polysémie sur la préservation de l'information numérique dans différents environnements. Au fond, ces différents systèmes mis en œuvre pour la gestion de l'information numérique recouvrent, certes de nombreux et différents termes, mais souvent leurs fonctionnalités correspondent à des réalités presque identiques et ne diffèrent que selon les besoins organisationnels. Sa définition du RM est donc celle de la Commission générale de terminologie et de néologie à la virgule près. C’est l’«organisation et contrôle de la constitution, de la sélection, de la conservation et de la destination finale des documents d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme».

Anne Burnel nous a ensuite montré les atouts et les limites du RM tout en définissant son périmètre : il vaut mieux d’après elle, travailler par processus, par secteur ou alors par typologie et en fonction des besoins exprimés et des risques identifiés. Le besoin doit être très précis et concret (une solution sur mesure en fait).

Elle nous a ensuite proposé une méthodologie (classique, c’est celle qu’on trouve dans tous les manuels de RM, mais ici, avec des exemples précis c’était vraiment très clair, concret et précis). Quels sont les outils ? Les outils sont les logigrammes, les plans de classement, les maquettes de dossier, les modèles de document, etc.

Enfin la toute dernière partie de la formation a consisté en une étude d’un cas pratique avec établissement de programmes d’actions par les stagiaires pour comprendre l’intérêt d’une politique de RM et sa mise en place.

L’étude portait sur un document envoyé par la Haute autorité de santé (HAS) au laboratoire pharmaceutique Médicalec impliqué dans une sombre affaire d’effets secondaires d’un vaccin. Sommé par la cour d’assises d’apporter une preuve (ce fameux document) et dans l’incapacité de la faire (le document avait été égaré), le laboratoire pharmaceutique en question a été condamné à verser 3 millions d’euros de dommages et intérêts. Aux stagiaires donc de proposer au laboratoire pharmaceutique un système qui lui permettre de disposer à tout instant les documents dont il a besoin pour conduire ses activités et ainsi pouvoir répondre aux exigences légales et réglementaires pour se protéger en cas de contentieux.

Aux stagiaires de définir les informations qui doivent figurer sur les documents créés et sous quelle forme et quel support, etc. Et enfin comment gérer ces documents durant leur cycle de vie administrative et ainsi garantir leur accessibilité et leur intégrité pour éviter de payer  3 millions d’euros de dommages et intérêts ! J’ai beaucoup apprécié l’étude de ce cas pratique.

Bref, un très bon stage, très instructif, très pédagogique et très bien documenté.