Ma contribution au STIA 2013

Voici une formation, dispensée dans le cadre du stage technique international des archives pour les archivistes (et aussi bibliothécaires) francophones (STIA 2013), qui m’a laissé de bons souvenirs à tout point de vue. Par l’intérêt que les stagiaires ont porté à cette formation, par le déroulement technique (aucun problème de plantage de système ou autres bogues, etc.), par de nombreuses innovations (partenariat avec le Portail International Archivistique Francophone) et par la sympathie des stagiaires…

Dans le cadre du module «Traitement des Archives» d’une durée de 5 jours et coordonnée par Claire Sibille de Grimouard (le STIA est organisé en «module» qui suit plus ou moins le cycle de la chaîne archivistique, voir le programme sur http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/6548), il s’agissait d’un atelier sur l’utilisation d’ICA-ATOM qui s’est déroulé le 16 avril dernier (ainsi que le 18 avril pour un autre groupe d’une dizaine de participants).

Après un rapide rappel de la chaîne archivistique et des différentes normes ICA ainsi que de la concordance entre ISAD(G) et l’EAD, les objectifs généraux de cet atelier étaient de montrer les différentes fonctions de ICA-ATOM en mode «demo» directement sur le site de ICA-ATOM  (identifiant : demo@example.com et mot de passe=demo), de pouvoir remplir les masques de saisie conformes aux zones des normes ICA, de faire des petits essais d’encodage, etc., puis de savoir manipuler les différentes fonctions de ICA-ATOM en mode «local» (après l’installation sur un poste) notamment les fonctions importer/exporter, les fonctions avancées de ICA-ATOM pour modifier l’apparence des pages statiques, des menus, etc., de savoir partager les notices des uns et autres en utilisant le numéro IP de chaque poste pour en faire des commentaires généraux sur leur encodage d’un instrument de recherche simple, etc.

J’ai commencé par évaluer leur niveau de connaissance de l’ISAD(G) et de l’EAD et des différentes normes ICA par un jeu simple sous forme d’une grille de mots croisés que nous avons corrigé ensemble.

En voici les définitions…amusez-vous bien !

Horizontalement

2. Élément de l’EAD qui correspond à « Histoire administrative/notice biographique » de la zone du contexte de l’ISAD(G).

6. Élément de l’EAD qui correspond à « Date » de la zone d'identification de l’ISAD(G).

9. Élément de l’EAD qui correspond à « Sources complémentaires » (1) de la zone des sources complémentaires de l’ISAD(G).

11. Élément de l’EAD qui correspond à « Conditions de reproduction » de la zone des conditions d'accès et d'utilisation de l’ISAD(G).

12. Élément de l’EAD qui correspond à « Référence » de la zone d'identification de l’ISAD(G).

13. Élément de l’EAD qui correspond à « Mode de classement » de la zone du contenu et de la structure contexte de l’ISAD(G).

14. Élément de l’EAD qui correspond à « Présentation du contenu » de la zone du contenu et de la structure contexte de l’ISAD(G).

15. Élément de l’EAD qui correspond à « Modalités d'entrée » de la zone du contexte de l’ISAD(G).

Verticalement

1. Élément de l’EAD qui correspond à « Bibliographie » de la zone des sources complémentaires de l’ISAD(G).

3. Élément de l’EAD qui correspond à « Historique de la conservation » de la zone du contexte de l’ISAD(G).

4. Élément de l’EAD qui correspond à « Intitulé/analyse » de la zone d'identification de l’ISAD(G).

5. Élément de l’EAD qui correspond à « Sources complémentaires » (2) de la zone des sources complémentaires de l’ISAD(G).

7. Élément de l’EAD qui correspond à « Instruments de recherche » de la zone des conditions d'accès et d'utilisation de l’ISAD(G).

8. Élément de l’EAD qui correspond à « Règles ou conventions » de la zone du contrôle de la description de l’ISAD(G).

10. Élément de l’EAD qui correspond à « Conditions d'accès » de la zone des conditions d'accès et d'utilisation de l’ISAD(G).

Et voici la grille :

Puis, après une petite démonstration d’installation de WAMP (WINDOWS APACHE MYSQL PHP) et de ICA-ATOM (version 1.3), j’ai donc donné de nombreux exercices pratiques comme la manière d’accéder au site ICA-ATOM et de personnaliser le logotype, les menus, les pages statistiques, les thèmes, etc., d’exporter des fichiers XML- EAD, de l’enregistrer sur le bureau et puis d’importer ces mêmes fichiers sur l’espace ICA-ATOM local de chaque membre.

Pour «encoder» une unité documentaire simple ou des descriptions archivistiques plus sophistiquées (j’ai donné l’exemple d’un dossier de personnel), on pouvait soit saisir directement sur le site (sur le masque de saisie du site), soit élaborer l’instrument de recherche sur XML EAD et importer le fichier.

Autre exercice : à partir de la notice de présentation du site des Archives départementales du Puy-de-Dôme (en ligne sur leur site), je leur ai demandé de faire une description d’une institution de conservation selon la norme ISDIAH en identifiant les éléments à partir d’une notice vierge de l’ISDIAH et ensuite de l’encoder sous ICA-ATOM.

Autres exercices dans le même style : partir d’une notice conforme à l’ISAD(G) qui contient des informations sur le contexte de production des archives. Il fallait les isoler, puis rédiger une notice descriptive et une notice d’autorité et ensuite encoder sous ICA-ATOM. Ou encore, à partir d’une notice de la Direction départementale des affaires sanitaires et sociales créée le 30 juillet 1964 par la fusion des Directions Départementales de la Population et de l'Action Sociale, de la Direction de la Santé, des divisions ou services d'aide sociale de la Préfecture et des services médicaux et sociaux de l’Éducation nationale (référence : FRAD063_000000060, dates extrêmes : 1937-2005, cotes extrêmes : 192 W 1-48 à 1931 W 1-60, importance matérielle : 211,80 ml, etc.), il fallait isoler les éléments ISDF et faire la même chose que les exercices précédents pour les «fonctions»…bref, que de la pratique!

Ainsi à la fin de la journée, chaque groupe avait encodé soit en ISAAR(CPF), soit ISDIAH ou ISDF et nous avons fait des commentaires de chaque encodage en se servant de la fonction réseau de ICA-ATOM. (le numéro IP de chaque poste suffit et ne faut pas oublier de placer le «localhost» en PUT ONLINE)…

(merci à Roula [du Liban] de la «restitution» qu’elle a faite de cette activité aux autres groupes à la dernière journée du module).