Le 27 octobre dernier j’avais été sollicité par la DAF pour intervenir dans une formation sur la «normalisation des instruments de recherche» pour une bonne quinzaine de participants. C’était un rappel de quelques règles d’analyse archivistique et de la typologie des instruments de recherche en somme. Je n’ai rien inventé, j’ai récupéré la grande partie de mon intervention sur la «Pratique archivistique française» ou sur l’«Abrégé d’Archivistique» édité par l’AAF.Après quelques définitions toujours utiles et les principes de l’analyse archivistique , abordons à présent les différentes normes (le style est toujours "télégraphique" puisqu'il s'agit là d'un copier/coller d'une présentation en powerpoint).
Définition d’une norme
Texte qui énonce des principes, des règles, types et modèles.
Pas d’obligation à l’utiliser si un texte législatif ne la mentionne pas.
Son application confère une cohérence des savoir-faire d’un métier, une uniformisation nationale voire internationale, un échange facilité.
Structures de normalisation
Structures internationales : ISO, Technical Committee 46 (Information et documentation)
Conseil international des Archives (CIA-ICA) / Comité des standards de description (CDS)
Structures nationales : France, Commission « Information et documentation » (CG 46) de l’AFNOR (Association française de normalisation)
Direction des Archives de France (DAF) : les normes de la description archivistique : Natalis de Wailly (1841) (identification du producteur et respect des fonds), Norme ISAD (G) (1994, 2000), Norme ISAAR (CPF) (1996)
Deux normes essentielles
ISAD (G) : Norme générale et internationale de description archivistique
ISAAR (CPF) : Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles
Où trouver les normes ?
Sur le site du Comité international des Archives CIA (ICA) : www.ica.com
Sur le site de la Direction des Archives de France DAF : www.archivesdefrance.culture.gouv.fr
La description archivistique
On appelle description archivistique la présentation intellectuelle et matérielle d’une unité archivistique, faite pour en donner une identification exacte et unique, en expliquer le contexte d’origine et en permettre l’exploitation administrative ou historique. Cette description est régie par la norme ISAD(G)
Les règles de la description archivistique
la description se fait à plusieurs niveaux
la description se fait du général au particulier
à chaque niveau de classement correspond un niveau de description
les informations sont adaptées au niveau de description
les descriptions doivent être liées entre elles
une même information ne doit pas être répétée
Objet de la norme ISAD (G)
Fournit les lignes directrices pour la description archivistique à plusieurs niveaux, sans redondance.
Facilite la recherche et l’échange d’informations sur les archives.
Applicable indépendamment de la forme ou du support matériel des documents.
Ne définit ni les formats d’édition ni les moyens utilisés pour présenter ces éléments.
Les présupposés de la norme
La norme doit être utilisée en respectant les principes suivants :
Description du général au particulier
Fournir uniquement les renseignements appropriés au niveau décrit
Relier chaque description à celle de l’unité de description immédiatement supérieure
Éviter la répétition des informations dans les descriptions archivistiques reliées hiérarchiquement.
Les éléments de description
Éléments de description d’une notice de description archivistique
(regroupés en 7 zones)
Référence
Intitulé / analyse
Dates
Niveau de description
Importance matérielle et support de l'unité de description (quantité, volume ou dimension)
ZONE DU CONTEXTE
Nom du producteur
Histoire administrative/Notice biographique
Historique de la conservation
Modalités d'entrée
ZONE DU CONTENU ET DE LA STRUCTURE
Présentation du contenu
Évaluation, tris et éliminations, sort final
Accroissements
Mode de classement
ZONE DES CONDITIONS D'ACCÈS ET D'UTILISATION
Conditions d’accès
Conditions de reproduction
Langue et écriture des documents
Caractéristiques matérielles et contraintes techniques
Instruments de recherche
ZONE DES SOURCES COMPLÉMENTAIRES
Existence et lieu de conservation des originaux
Existence et lieu de conservation de copies
Sources complémentaires
Bibliographie
ZONES DES NOTES ET DU CONTRÔLE DE LA DESCRIPTION
Notes de l’archiviste
Règles ou conventions
Date(s) de la description
Objet de la norme ISAAR
Permet de relier la description d’un producteur et l’information contextuelle aux différentes descriptions de ses archives, même si celles-ci sont conservées par des services d’archives différents, de même qu’aux descriptions de ressources bibliographiques ou muséographiques relatives à ce producteur.
Cette norme détermine la nature des informations à inclure dans une notice d’autorité archivistique, elle ne fixe aucune règle ou convention sur la manière dont le contenu des informations va être rédigé. Elle propose des orientations sur la manière de relier les notices d’autorité à la description des documents d’archives produits par la même entité, et/ou à d’autres ressources émanant de celle-ci ou qui lui sont relatives. 36 éléments de description d’une notice d’autorité archivistique regroupés en 5 zones : la zone d’identification (5.1.), la zone de description (5.2.), la zone des relations entre différentes notices (5.3.), la zone du contrôle de la description (5.4.), la zone relations entre les collectivités, les personnes et les familles et des ressources archivistiques ou autres (5.5.)
Exemple de la base Etanot (ETAt des NOTaires)
Minutier central des notaires de Paris aux Archives nationales, 122 études de notaires (XVe siècle-1900), chaque notaire fait l’objet d’une notice (soit environ 3000 notaires), etc.
Au prochain billet, introduction à la typologie des instruments de recherche.
Définition d’une norme
Texte qui énonce des principes, des règles, types et modèles.
Pas d’obligation à l’utiliser si un texte législatif ne la mentionne pas.
Son application confère une cohérence des savoir-faire d’un métier, une uniformisation nationale voire internationale, un échange facilité.
Structures de normalisation
Structures internationales : ISO, Technical Committee 46 (Information et documentation)
Conseil international des Archives (CIA-ICA) / Comité des standards de description (CDS)
Structures nationales : France, Commission « Information et documentation » (CG 46) de l’AFNOR (Association française de normalisation)
Direction des Archives de France (DAF) : les normes de la description archivistique : Natalis de Wailly (1841) (identification du producteur et respect des fonds), Norme ISAD (G) (1994, 2000), Norme ISAAR (CPF) (1996)
Deux normes essentielles
ISAD (G) : Norme générale et internationale de description archivistique
ISAAR (CPF) : Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles
Où trouver les normes ?
Sur le site du Comité international des Archives CIA (ICA) : www.ica.com
Sur le site de la Direction des Archives de France DAF : www.archivesdefrance.culture.gouv.fr
La description archivistique
On appelle description archivistique la présentation intellectuelle et matérielle d’une unité archivistique, faite pour en donner une identification exacte et unique, en expliquer le contexte d’origine et en permettre l’exploitation administrative ou historique. Cette description est régie par la norme ISAD(G)
Les règles de la description archivistique
la description se fait à plusieurs niveaux
la description se fait du général au particulier
à chaque niveau de classement correspond un niveau de description
les informations sont adaptées au niveau de description
les descriptions doivent être liées entre elles
une même information ne doit pas être répétée
Objet de la norme ISAD (G)
Fournit les lignes directrices pour la description archivistique à plusieurs niveaux, sans redondance.
Facilite la recherche et l’échange d’informations sur les archives.
Applicable indépendamment de la forme ou du support matériel des documents.
Ne définit ni les formats d’édition ni les moyens utilisés pour présenter ces éléments.
Les présupposés de la norme
La norme doit être utilisée en respectant les principes suivants :
Description du général au particulier
Fournir uniquement les renseignements appropriés au niveau décrit
Relier chaque description à celle de l’unité de description immédiatement supérieure
Éviter la répétition des informations dans les descriptions archivistiques reliées hiérarchiquement.
Les éléments de description
Éléments de description d’une notice de description archivistique
(regroupés en 7 zones)
- Zone d’identification
- Zone du contexte
- Zone du contenu
- Zone des conditions d’accès et d’utilisation
- Zone des sources complémentaires
- Zone des notes
- Zone de contrôle de la description
Référence
Intitulé / analyse
Dates
Niveau de description
Importance matérielle et support de l'unité de description (quantité, volume ou dimension)
ZONE DU CONTEXTE
Nom du producteur
Histoire administrative/Notice biographique
Historique de la conservation
Modalités d'entrée
ZONE DU CONTENU ET DE LA STRUCTURE
Présentation du contenu
Évaluation, tris et éliminations, sort final
Accroissements
Mode de classement
ZONE DES CONDITIONS D'ACCÈS ET D'UTILISATION
Conditions d’accès
Conditions de reproduction
Langue et écriture des documents
Caractéristiques matérielles et contraintes techniques
Instruments de recherche
ZONE DES SOURCES COMPLÉMENTAIRES
Existence et lieu de conservation des originaux
Existence et lieu de conservation de copies
Sources complémentaires
Bibliographie
ZONES DES NOTES ET DU CONTRÔLE DE LA DESCRIPTION
Notes de l’archiviste
Règles ou conventions
Date(s) de la description
Objet de la norme ISAAR
Permet de relier la description d’un producteur et l’information contextuelle aux différentes descriptions de ses archives, même si celles-ci sont conservées par des services d’archives différents, de même qu’aux descriptions de ressources bibliographiques ou muséographiques relatives à ce producteur.
Cette norme détermine la nature des informations à inclure dans une notice d’autorité archivistique, elle ne fixe aucune règle ou convention sur la manière dont le contenu des informations va être rédigé. Elle propose des orientations sur la manière de relier les notices d’autorité à la description des documents d’archives produits par la même entité, et/ou à d’autres ressources émanant de celle-ci ou qui lui sont relatives. 36 éléments de description d’une notice d’autorité archivistique regroupés en 5 zones : la zone d’identification (5.1.), la zone de description (5.2.), la zone des relations entre différentes notices (5.3.), la zone du contrôle de la description (5.4.), la zone relations entre les collectivités, les personnes et les familles et des ressources archivistiques ou autres (5.5.)
Exemple de la base Etanot (ETAt des NOTaires)
Minutier central des notaires de Paris aux Archives nationales, 122 études de notaires (XVe siècle-1900), chaque notaire fait l’objet d’une notice (soit environ 3000 notaires), etc.
Au prochain billet, introduction à la typologie des instruments de recherche.
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire