La normalisation des instruments de recherche (5/5)

(ouvrage paru en 1999 - auteurs : Christine Nougaret et Bruno Galland -
donne les principes et les pratiques élaborés par les archivistes)

Le 27 octobre dernier j’avais été sollicité par la DAF pour intervenir dans une formation sur la «normalisation des instruments de recherche» pour une bonne quinzaine de participants. C’était un rappel de quelques règles d’analyse archivistique et de la typologie des instruments de recherche en somme. Je n’ai rien inventé, j’ai récupéré la grande partie de mon intervention sur la «Pratique archivistique française» ou sur l’«Abrégé d’Archivistique» édité par l’AAF. Voici la dernière partie de cette intervention (en style télégraphique ici puisque la présentation avait été sous powerpoint).

Après quelques définitions toujours utiles et le rappel de l’analyse archivistique et des différentes normes, abordons à présent la typologie des instruments de recherche.

Mais tout d’abord, quelques définitions :

Définition de la série organique
Division organique identifiée par l’archiviste lors de son classement, qui constitue en un ensemble de dossiers maintenus groupés parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une même fonction ou à un même sujet, ou revêtent une même forme. On parle aussi de documents sériels.

Définition du fonds
Ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s'oppose à celle de collection (qui est une réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support et dont la juxtaposition est le fruit de la volonté ou du hasard).

Analyse appliquée aux niveaux de description les plus élevés
Dans le cas d’un fonds ou d’un sous-fonds, il s’agira généralement du nom du producteur. Au niveau de la série, l’intitulé correspond ordinairement au domaine d’intervention et pour la sous-série, c’est le plus souvent la typologie documentaire.

Exemples :

(AN-site de Paris)
Ministère de l’Intérieur (fonds)
Administration communale (série)
dossiers départementaux (sous-série)

(AD-75)
Préfecture de la Seine (fonds)
Direction des affaires départementales (sous-fonds)
Administration communale (série)
Délibérations municipales (sous-série)

Les instruments de recherche peuvent être synthétiques ou analytiques
Rappel : les masses d’archives comprennent plusieurs niveaux: le fonds, le sous-fonds, la série organique, le dossier, la pièce.

Instruments de recherche synthétiques
Description au niveau du fonds ou du sous-fonds, alors : état des fonds
Description par groupe d’articles, alors : état sommaire, état des versements, guides...

• Guide par service d’archives.
• Guide par fonds.
• Guide par type de documents.
• Guide par thème de recherche.
• Procès-verbal de récolement, etc.
• État des fonds et État des inventaires
• État sommaire et État des versements
• Guide par fonds et Guide par thème de recherche
• P-V de récolement et le guide par service

Les instruments de recherche analytiques
Au niveau du dossier : répertoire numérique détaillé, bordereau de versement
Au niveau de la pièce : inventaire analytique, inventaire-index, catalogue


Exemples

inventaire sommaire
1 H 1. Abbaye de Saint-Jean : privilèges.
1. Confirmation des possessions de l ’abbaye par Honorius III (1218). 2. Confirmation de la bulle précédente par Innocent IV (1245). 3-4. Privilèges accordés par Innocent IV pour ceux qui participeront à la reconstruction de la chapelle (1245).

inventaire analytique
1H1. 1. 1218 n. st., 2 février, Rome, Palais du Latran. Honorius III confirme à l ’abbé et aux frères de Saint-Jean les châteaux, villes et terres ainsi que les droits qu ’ils possèdent dans le diocèse de Langres. Parch. lat. La bulle manque.

Composition d’un instrument de recherche

1. page de titre
2. introduction
3. bibliographie
4. sources complémentaires
5. sommaire ou plan de classement
6. corps de l’instrument de recherche
7. annexes
8. index alphabétique

Résumé
Instruments de recherche synthétiques
Description au niveau du fonds ou du sous-fonds (état des fonds) ou description par groupe d’articles (état sommaire, état des versements, guides).
Instruments de recherche analytiques
Description au niveau du dossier (répertoires) ou description au niveau de la pièce (inventaire).

Textes réglementaires relatifs à l’analyse archivistique et aux instruments de recherche

1. Instructions de la DAF (en ligne sur le site de la DAF)
2. Note d’information DITN/RES/2007/008, Indexation, état de la question
3. Circulaire DITN/RES/2005/005, Normalisation de la description archivistique
4. Instruction DITN/RES/2003-001 du 17 octobre 2003 sur "Guide de(s) sources et guides de recherche. Modélisation"
5. Circulaire AD 94-8 du 5 septembre 1994, Traitement des archives contemporaines. Indexation. Instruments de recherche
6. Circulaire AD 98-8 du 18 décembre 1998. Instruction sur le classement et la cotation des archives dans les services d'archives départementales
7. Circulaire AD 79-6 du 31 décembre 1979. Instruction sur le traitement des documents des archives départementales postérieurs au 10 juillet 1940
8. Circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983. Instruction sur le traitement des archives communales