Mise en œuvre d’un projet de records management électronique

La semaine dernière, sur le site de Tolbiac à la BnF, j’ai participé à une formation sur la «Mise en œuvre d’un projet de records management électronique» destinée aux archivistes, aux responsables de projets de gestion de l'information et à des gestionnaires de documents électroniques, etc. qui ont pour vocation une mise en œuvre d'un projet de records management (RM). Je l’aurai plutôt intitulée «Exemple d’une mise en œuvre d’un projet de records management électronique : le cas de la BnF» tellement cette formation était centrée sur l’exemple de la BnF à partir d’exemples d’outils BnF (Lotus Notes) et de leur système mis en production en 2004 mais effectivement déployé depuis 2006 pour la production et la gestion des documents élaborés quotidiennement par ses quelques 2500 agents répartis sur 7 sites.

Voilà pour le décor.

Sur la formation, on pourrait déplorer les lieux, toujours aussi désagréables (ces 4 tours moches) et incommodes notamment pour trouver un bureau, une salle de formation…je dis «salle de formation» pour le principe mais il s’agit en réalité de salles aveugles sans aération dans lesquelles on souffre de chaleur ou de froid ou de bruit (lorsque la clim’ est mal installée) et d’absence de lumière à tous les étages. Étages que l’on ne peut accéder que par des ascenseurs ! en effet, on nous prévient toujours d’éviter de prendre les escaliers par peur de se laisser enfermer et de se perdre.

Voilà pour le lieu.

Pour en revenir au programme, il était plutôt alléchant au départ :

• Outils et ressources pour la gestion d'un projet de RM
• Conduite du projet, équilibrer le projet, éliminer les points faibles
• L'impact des questions logicielles et matérielles
• Outils de la gestion des documents électroniques à la BnF
• Les référentiels pour l’aide et l’accompagnement des utilisateurs pour la conduite du changement
• Pilotage et outils statistiques
• Travaux pratiques sur les fonctionnalités d'un système de RM
• etc.

……..

En pratique, on nous a montré les outils de RM déployés à la BnF dès la production des documents de façon à maîtriser l'intégralité du cycle de vie de l'information utile. La démonstration était à la hauteur des intervenants (Aurélien Conraux, chef de la mission production documentaire et des archives, Matthieu Angebault, son adjoint, John Thomson et Thomas Ledoux, deux grosses pointures de l’ingénierie documentaire).

Ils sont tous très professionnels, très à l’aise dans leur prise de parole, échangeant très simplement les remarques et répondant d’une manière très claire aux questions des participants (ah oui, j’ai oublié de dire qu’on était une vingtaine environ : archivistes pour la plupart, mais aussi directeurs d’AD ou adjoint aux DAD, mais aussi des informaticiens ou des responsables de projets, de SAE, etc.).

J’ai retenu que la conception et le développement des fonctionnalités de, ce que les animateurs appellent les «bases de production», sont réalisées à partir de la base Lotus Notes et de Domino d'IBM. Il a été créé un catalogue centralisé de tous les documents de bureautique contenant des métadonnées principales (sur ce point je dis chapeau pour avoir résumer toutes les métadonnées utiles en un seul document). Ces documents ont un identifiant unique (genre BnF-ADM-2010-000001-01) et il est aussi possible d'indexer en plein texte des contenus.

L’intervention sur le SPAR (Système de Préservation et d'Archivage Réparti) de Thomas Ledoux, un ingénieur de haut vol, était franchement très technique. Au bout de la 2e diapositive j’étais déjà largué. Je ne dis pas qu’elle n’était pas utile mais elle aurait eu plus de mérite si Ledoux avait été plus terre-à-terre.

Pour résumer son intervention, la BnF a en fait imaginé et conçu un système qui puisse le permettre de préserver son patrimoine numérique (énorme), d’archiver l’ensemble de ses données et de répartir l’accès à ses données (c’est le fameux R de Réparti du SPAR). Cette mise en œuvre a commencé vers la fin 2005 et au début 2008 la Bnf est entrée dans la phase du marché-réalisation et a commencé les versements, la gestion des données, la migration, l’administration et l’exploitation pour enfin ouvrir le magasin d'archivage électronique de la BnF en 2010. Jusqu’à là je suivais. Ça s’est gâté à partir de l’OAIS et la présentation du cycle de vie des paquets, le format d’empaquetage METS et le standard de description PREMIS, DC, MIX, etc. Et encore je me parle pas des différents paquets selon leur statut…dans ce cas il fallait retenir les SIP, AIP, DIP. Sans compter ensuite la procédure des «requêtes simples et profondes» qui supposaient que tous les éléments soient asynchrones pour «préparer des opérations lourdes de migration, d’audit» en faisant attention à la «répartition des frameworks libres», etc. J’avais prévenu, c’est compliqué…

John Thomson a insisté sur l’architecture du logiciel, l’architecture matérielle et les performances du système ainsi que des réseaux.

J’ai bien aimé la présentation d’Aurélien Conraux sur la charte de la production documentaire qui s'applique à l'ensemble du personnel de l'établissement pour leur recommander les règles d'utilisation pour la production documentaire. J’ai aussi aimé les modèles de documents proposés aux agents pour accélérer la production documentaire et qui transcrivent automatiquement les métadonnées liées à ces documents (le système propose des métadonnées par défaut mais l’agent peut évidemment les modifier).

Cette charte répond certes aux intérêts des agents mais aussi à la législation existante sur les archives publiques (donc pratique !). Elle fait une petite trentaine de pages et c’est vraiment très instructif et cela nous donne de bonnes idées si on veut déployer un projet de RM.

L’intervention de Matthieu Angebault reposait sur les cas concrets et de manipulations du système opérationnel. La base de production, la création et le partage de document. Le travail collaboratif qui suit. La recherche et transmission d’informations. La gestion du cycle de vie des documents (documents validés, les différentes versions, les copies, etc.), la gestion des courriels et les liaisons avec les sites intranet et internet.

Bref, c’était une bonne formation et très utile. Et malgré quelques difficultés à comprendre la «répartition des frameworks libres» ou les paquets selon leur statut qui en font des SIP, AIP ou des DIP, je la recommande à tous pour une bonne entrée en matière du RM (je me suis également inscrit à une deuxième formation en juin, sur la façon de «Mener une démarche de records management» par Karine Cuney).

A suivre donc.