Les Archives des ONG

Je suis en congé toute la semaine prochaine, le temps d’accueillir ma «mère Thérésa» ou ma «mère Emmanuelle», au choix… Cela fait en effet très longtemps que je ne l’ai pas vue et je lui dois beaucoup en terme de «philosophie» de la vie. Cela fait 50 ans maintenant qu’elle se consacre aux organisations non gouvernementales à travers le monde et c’est en prenant exemple sur ses actions que je me comporte bien en société (du moins j’essaie !) …Elle est une seconde mère pour moi. Elle m’a appris à aider les plus démunis, à partager ce que j’ai de trop, à «bien vivre» en quelque sorte et surtout, à correctement équilibrer ma vie, faire la part du matériel et du non-matériel, etc.

Mais bon, tout cela reste du domaine privé quelque part…parlons plutôt d’un manuel pratique (comme on parle des ONG, c’est une excellente transition). «Les Archives des ONG, une mémoire à partager. Guide pratique en 60 questions», par Armelle Le Goff, conservateur en chef aux Archives nationales, est en effet un manuel (traduit en plusieurs langues : j’ai les versions portugaise, anglaise, russe, espagnol).

C’est un guide pratique destiné à sensibiliser responsables ou bénévoles des ONG à l’intérêt que présentent leurs archives et à leur donner des conseils pour leur gestion et leur conservation. Ces documents sont en effet d’une importance essentielle, à la fois pour l’histoire des organisations et des sociétés concernées qu’elles reflètent. On peut télécharger ce manuel sur le site du ICA.

Au fond, ce manuel reprend ce que nous avons tous l’habitude de traiter. Et si pour nous, la gestion des archives est, d’une certaine manière «naturelle», elle ne l’est pas forcément pour des bénévoles à qui ce manuel est destiné. Déjà j’aime beaucoup le terme que l’auteur emploie pour désigner les archives, pour elle, ce sont des "graines de mémoire". Elle présente ensuite dans une première partie une ONG (une ONG est-elle une association nationale ou internationale, quelles sont les différences entre les ONG des différents pays?…). Puis «pourquoi ces archives?», qu’est-ce qu’un fonds d’archives? qu’est-ce qu’un dossier?

Dans une 3e partie elle traite des archives des ONG qui est un «pont entre le présent et l’avenir» et comment les gérer au quotidien : pourquoi est-il nécessaire d’avoir une bonne tenue des dossiers. Enfin, que seront ces «graines de mémoire » à plus long terme : il faut en fait et dès aujourd’hui commencer à recenser et à organiser ces archives.

Elle donne des réponses à des questions simples (il y en a 60 très exactement) «Quand et comment faut-il ouvrir un dossier?», «Quelles sont les règles à adopter pour respecter l’intégrité des dossiers?», «Quel ordre établir à l’intérieur d’un dossier?», «Quelles catégories de dossiers trouve-t-on dans les archives d’une ONG?», «Quelle démarche faut-il suivre pour constituer les dossiers d’action?», «Que vérifier avant de clore un dossier?». Comment aussi mieux conserver. Que faut-il éliminer ? Y a-t-il des précautions à prendre avant d’éliminer?, etc.

Elle termine par un chapitre 6 pour les lieux de conservation de ces archives, quels sont les ennemis des archives ? comment s’en prémunir, quelles précautions particulières faut-il prendre pour les archives sonores et pour les archives électroniques, que faut-il faire si un document est déchiré, mouillé, tâché ? comment ranger les dossiers dans le local ? que faire face au coût d’une bonne gestion archivistique ? etc. Elle n’oublie pas de donner des conseils pour trouver de l’aide concernant les archives et se procurer le matériel spécifique?

À mettre dans les mains de tout bénévole ONG mais aussi, par extrapolation, dans les mains de tout citoyen pour gérer ces propres archives. Notons enfin qu’Armelle Le Goff est aussi l’auteur (je ne sais plus trop s’il faut écrire « auteure » ou pas !) d’un guide similaire en 2001 sur les Archives des associations paru à la Documentation française.