Typologie des instruments de recherche

(un instrument de recherche de la série AD, Archives imprimées)

Demain je fais un cours sur la typologie des instruments de recherche aux Archives, voici quelques extraits de ma présentation sur des diapositives animées (style powerpoint).

D'abord une définition : un instrument de recherche est un outil papier ou informatisé qui énumère ou décrit un ensemble de documents d’archives conservés par un service d'archives. Il sert à décrire des fonds (forme et contenu) afin de les communiquer au public le plus large (on pense à internet) et avec la meilleure qualité de service possible et il est l’aboutissement logique du classement. Il a donc pour but de permettre au chercheur de repérer rapidement les documents utiles à sa recherche en lui fournissant des indications plus ou moins détaillées sur le contenu de chaque article (l'article étant l'unité intellectuelle et matérielle de base des archives, identifiée par une cote, exemple 48 AQ 2 ou F/14/6522, etc.). Les instruments de recherche sont généralement en libre consultation en la salle de lecture ou sur la toile (sous forme de fichiers électroniques).

L'instrument de recherche peut être plus ou moins précis selon le service d'archives qui le produit et selon que l'instrument porte sur la totalité des fonds conservés, sur un fonds particulier ou sur une partie d'un fonds.

On les distingue donc en fonction de leur niveau de précision. Les deux plus répandus sont le répertoire (numérique) et l'inventaire (analytique). Le premier a pour niveau de description le dossier ou l’article et donne pour chacun sa cote, ses dates extrêmes et un intitulé aussi court que possible. Le second décrit une par une chacune des pièces qui constituent un article, aussi on le qualifie d'analytique (les précisions de ce genre d'instrument de recherche relève parfois de la diplomatique puisqu'il indique aussi la nature du support, la présence d'un sceau ou d'un cachet, etc.).

La rédaction des instruments de recherche fait l'objet d'une normalisation internationale par le Conseil international des archives (ICA ou CIA). La première de ces normes est celle plus connue sous l'acronyme de sa dénomination en anglais ISAD(G). C'est une norme générale (G) et internationale (I), le S et le A désignant respectivement Standard et Archives ou Archival. D'après cette norme, la description archivistique se fait à plusieurs niveaux (toujours du général au particulier), les informations sont adaptées au niveau de description et doivent être liées entre elles (une même information ne doit pas être répétée), etc.
Elle comporte 26 éléments descriptifs répartis en 6 zones (identification, contexte, contenu, conditions d'accès, sources complémentaires, notes) dont la combinaison permet de décrire n'importe quelle unité archivistique (voir la description de cette norme sur le site du ICA/CIA).

Septembre est vraiment le mois des stages, le 19 et le 20 ce sera sur l'EAD/XML, toute une histoire…l'avantage des stages est qu'ils sont bien rémunérés et permettent de payer les impôts toujours plus élevés (cette année les miens augmentent de près de 10% !).