ETAREP et EAD

Image tirée du site des AN  sur un exemple de recherche en ETAREP 

ETAREP est une base du Minutier central des notaires de Paris, Archives nationales (AN) qui donne au lecteur l’ensemble des répertoires des notaires (environ 3000 répertoires de la fin du XVIe au début du XXe siècle) sous forme d’images numériques avec leurs notices descriptives rédigées en XML/EAD.

Après la présentation de ETANOT dans un précédent billet, voici maintenant la base ETAREP telle qu’on pouvait encore l’utiliser en 2012. En 2013 en effet, avec la mise en chantier de la salle des inventaires virtuelle (SIV) sur l'Internet et dans les salles de lecture des Archives nationales, la configuration sera totalement différente puisque depuis n'importe quel lieu, le lecteur disposera d'un espace de travail personnel dans lequel il pourra sauvegarder le résultat de ses recherches sur les cotes et éventuellement y cliquer directement (système de cote cliquable) pour commander son article ou sa liasse de telle étude de notaire…mais pas les répertoires de tel notaire puisque ceux ci ont été intégralement numérisés et consultables ainsi sur le site des AN.

Rappelons que les répertoires des notaires sont des registres établis par lui et où sont consignés chronologiquement tous les actes passés dans son étude. Ils sont très utiles au lecteur qu’il soit généalogiste, historien, chercheur, etc. pour localiser un acte précis dont il ne connaît qu’un intervalle de dates. D’une manière générale, les répertoires indiquent la date, la nature de l’acte (la typologie des actes fera l’objet d’un billet à venir) ainsi que les noms des parties. C’étaient en somme les premiers instruments de travail des clercs et notaires qui, aujourd’hui, nous servent d’instruments de recherche à part entière.

Une opportunité pour moi donc d’évoquer la genèse de ETAREP et son devenir.

Les répertoires forment une série presque complète (XVIe-XXe siècle) au Minutier central des notaires de Paris qui en conserve sur plus de 200 mètres linéaires de rayonnages (en fait presque toutes les études ont des répertoires), ce qui représente (source : site actuel des Archives nationales) environ 3300 répertoires correspondant à plus de deux millions de pages environ. Ces répertoires avaient déjà été microfilmés au cours des années précédentes.

En fait, cette opération ETAREP s’inscrivait dans un projet plus vaste appelé NOEMI qui avait pour but de procéder à la description directe en XML/EAD des dits répertoires et de leur mise directe sur Internet. Après une phase de réflexion et d’étude de faisabilité commencé en 2003, c’est l’année d’après (en 2004 donc) qu’un marché de numérisation de ces microfilms fut confié à la société SAFIG Numway (une partie avait été numérisée en 2001 par la société Jouve pour les études I à X). 

Ont également été numérisés, les répertoires des études déjà traitées au fur et à mesure de leur versement ainsi que les plus anciens qui eux, avaient été insérés dans des registres (c’est un peu compliqué à expliquer ici mais au tout début, les notaires se servaient des registres des minutes pour établir leur répertoires). Au fur et à mesure de cette numérisation, le contrôle (qualité des images, cohérence, etc.) a été assuré par le service informatique de cette époque ainsi que par le département de la conservation.

En ce qui concerne l’encodage, la description des répertoires s’est faite en deux étapes, d’abord par la rédaction classique de notices EAD décrivant chacune l’état des répertoires d’un notaire dans une étude et ensuite par l’établissement de liens entre les notices descriptives et les fichiers images numériques par l’élément dao (c’est un fichier type tableur Excel qui a permis le récolement et le contrôle des images stockées sur un serveur). Une instance EAD ayant un niveau level="item" avec pour attributs label="feuillets"> [ici l’indication des feuillets en recto et/ou verso], puis les classiques unitid, unittitle, unitdate, physdesc, genreform, etc.

Exemple :

RE/IX/1 Répertoire chronologique du notaire untel pour l'étude IX 10 novembre 1631-12 janvier 1635 untel notaire Ce répertoire contient  50 feuillets de papier manuscrits, et fait partie d'un registre de 110 feuillets, hauteur 30,5 x largeur 21 cm foliotés par le notaire. Le registre est dérelié, le premier feuillet est détaché., etc., obtenu par le code suivant (où j'enlève les chevrons, l'éditeur l'interprétant comme du vrai code !): 

did unitid RE/IX/1 /unitid unittitle Répertoire chronologique du notaire untel pour l' corpname normal="ET009" étude IX /corpname /unittitle unitdate type="inclusive" normal="1631-11-10/1635-01-12" 10 novembre 1631-12 janvier 1635 /unitdate origination persname normal="nom, prénom" untel notaire /persname /origination physdesc Ce répertoire contient   extent 50 feuillets /extent de papier manuscrits, et fait partie d' extent un registre /extent de extent 110 feuillets /extent , dimensions hauteur 30,5 x largeur 21 cm /dimensions foliotés par le notaire. Le registre est dérelié, le premier feuillet est détaché. /physdesc /did, etc.

La description du contenu scopecontent indique que le répertoire contient les informations suivantes: nature de l'acte, nom, prénom des parties, numéro de l'acte, etc.

Lorsque un registre contient aussi le répertoire des actes produits par un autre notaire (cas évoqué plus haut), alors on le renseigne aussi dans le scopecontent et on y indique le nom du notaire dans origination, persname normal="nom de l’autre notaire, prénom de l’autre notaire "prénom nom, persname, origination.

Exemple de recherche par nom du notaire : dans le menu déroulant, on sélectionne le nom du notaire.
(image tirée du document en ligne (en pdf) sur un exemple de recherche en ETAREP)

La saisie de ces notices descriptives s’est faite sur des postes équipés de la licence XMetaL et l’équipe de saisie comptait alors 9 personnes par équipes de 2 personnes à raison de trois séances d’une demie journée par semaine (personnels scientifiques, agents administratifs, agents techniques) épaulés de temps en temps par des vacataires.

Les personnels scientifiques, ainsi que les vacataires, avaient au préalable suivi le stage de formation théorique et pratique à l’utilisation de XML et de la DTD EAD organisé par le service informatique de l’époque. Les autres agents avaient été formés par les responsables du projet.

La mise sur Internet s’est faite en plusieurs étapes, d’abord la création de dossiers (un dossier par notice) regroupant pour chaque notaire la notice en XML/EAD, le fichier Excel de récolement et les images numériques correspondantes. Ensuite ces dossiers ont été transférés sur un serveur, organisés en autant de sous-dossiers selon la structure de l’instance XML/EAD, traités par Navimages (les notices étant alors publiées sur Pleade) et le travail final, remarquable par sa simplicité d’interrogation, sa rapidité de chargement des images et son agréable ergonomie, sans compter sa documentation complète, se découvre depuis 2011 sur le site des Archives nationales (rubrique  : Interroger la base de données ETAREP).

Pour chaque image, je peux en effectuer une rotation, l’afficher à sa taille réelle, l’agrandir en une entière ou une partie d’image (très simplement, en dessinant un rectangle pour sélectionner la partie à agrandir) et évidemment l’imprimer et auquel cas (et là je cite l’avertissement sur le site des AN) «Les contenus (images ou textes) mis à disposition sur ce site sont la propriété exclusive des Archives nationales. Seule la reproduction en vue d’un usage exclusivement privé des images et des textes contenus dans les différentes pages de ce site est autorisée. Toute diffusion de contenus sous quelque forme et sur quelque support que ce soit (papier, audiovisuel ou numérique), pour quelque finalité que ce soit (pédagogique, scientifique ou commerciale), doit faire l'objet d'une demande d'autorisation préalable auprès des Archives nationales».

Seul léger bémol, mais ce sera différent une fois effectuée la migration de cette base sur le SIV (voir plus haut), pour le moment, la consultation de ETAREP est optimisée sur le navigateur Internet Explorer en ayant chargé au préalable le logiciel gratuit Adobe® SVG Viewer…mais je peux tout aussi consulter ETAREP sur Chrome de Google (mais sur lequel j’aurai également chargé un émulateur Internet Explorer…un greffon gratuit qu’on trouve sur le site de Chrome).

Bref, comme je l’avais expliqué dans le billet sur ETANOT, j’ai voulu évoquer ETAREP dans sa version actuelle avant sa migration dans le nouveau système SIV d’ici quelques mois. Rendez-vous est donné en 2013.