Réponse précise à cette question qui m’avait été posée et pour laquelle j’avais donné une réponse incomplète sans me rendre compte que les Archives nationales avaient édité le Vade-mecum de l’archivage des documents électroniques (version mise à jour en janvier 2012). La version complète en PDF est sur http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/chan/ rubrique Publications puis Publications professionnelles et dont voici un court extrait :
Pour caractériser un document électronique, il est nécessaire de distinguer deux formes de données :
- le numérique natif, directement créé, qui comprend les documents bureautiques, le multimédia, les données de l’internet, le contenu des messageries ou les données contenues dans des applications informatiques, en flux ou non ;
- le numérique de substitution : il s’agit des fichiers électroniques issus de la numérisation de documents papier, de photographies argentiques ou d’enregistrements sonores ou audiovisuels sur support magnétique ou vinyle. On parle alors de «données numérisées» ou de «fichiers de numérisation».
Le document électronique se caractérise autant par :
- son contenu : ce sont les données ;
- sa forme : les formats dans lesquels les données peuvent être structurées ;
- son contexte informationnel et technique : ce qu’on appelle les métadonnées.
Les informations indispensables à la compréhension d’un document (légende) ou à la vérification de son authenticité (auteur, date) peuvent ne pas être directement dans le document, mais autour (propriétés du fichier, champs d’une base de données...). Le lien entre document et métadonnées doit toujours être conservé.
Données, formats et métadonnées forment le document électronique.
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